项目文档管理制度

项目文档管理制度（通用12篇）

　　在生活中，制度对人们来说越来越重要，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。这些规则蕴含着社会的价值，其运行表彰着一个社会的秩序。想学习拟定制度却不知道该请教谁？以下是小编整理的项目文档管理制度，欢迎阅读与收藏。

　　项目文档管理制度 1

　　一、目的

　　建立营销中心的文档管理制度，对项目中所有文档进行清晰有效的分类管

　　理与控制，实现项目文档的有序保管与规范流动，为项目文档提供规范化的管理，提高项目的成功率，有效控制项目成本、进度、时间。

　　二、范围

　　本文适用于营销中心各单元、公司内配合部门及与之有关的客户、合资公司、渠道的文档。

　　三、原则

　　（一）定义

　　文档包括接收、发放和内部文档，含传真、电邮、备忘录或是会议纪要、邮递、商务运作阶段文档及其他内部文档。

　　（二）规范明确内部文档的编制和命名

　　（1）文件名应是文件的标题。

　　（2）标题应能直观简明体现文件的内容。

　　（3）每个文档必须有一个统一的编号。

　　（4）在电子文档的命名后面加上编号。

　　（5）文件编制应使用对应的统一文档模板。

　　2.接收文档控制编号

　　所有接收文档需有统一文档控制编号，统一由文档中心管理。文档控制编号形式由项目管理者根据实际情况确定，建议体现接收日期的信息。

　　3.明确项目文档的使用制度

　　（1）在项目前，应建立一套文档的管理程序明确文档的拟制、审核人员,文档控制员。明确所有文档的.编号、收发登记操作，及受控等级。

　　（2）建议接收文档的管理程序由文档控制员统一接收。加盖或记录接收日期（时间）。赋予文档控制编号。

　　记录输入文档中心数据库，保存原件。

　　（3）明确发送文档的管理程序加盖或记录发送日期（时间）。记录输入文档中心受控库，保存原件。发送后由文档控制员统一记录归档。

　　（4）明确合同各方之间的文档传递等相关规定

　　（5）文档借阅登记和保密规定原则上严禁文档原稿进行借阅。借阅副本应进行登记，加盖副本章。副本销毁的规定。限期返还原件的规定。

　　（6）电子文档的共享规定

　　4.明确文档的归档存放

　　（1）建立纸面存储和电子件存储两套相对应的文档管理系统，附表一《项目文档归档结构》。

　　目录结构见

　　（2）按文档的阶段及用途属性（主题）归档分类，如售前阶段、售中阶段，再按标书、合同、方案、会议纪要等分类。

　　四、文档提交

　　（一）外埠部门提交部门的文档，经过审核后及时提交给文档保管人员备案、存档。

　　（二）部门内部文档定稿后及时提交给文档保管人员备案、存档。

　　（三）部门对外交流或是与项目单位汇报、沟通所提交的文档，经过沟通、汇报后整理成终稿的，由文档负责人及时提交到文档管理人员备案、存档。

　　（四）部门外埠工作人员与项目单位交流、沟通时准备的文档或是会议纪要定稿后提交部门领导，经部门领导审核后报文档管理人员备案、存档。

　　（五）备忘录或是会议纪要以周为单位提交文档；建设方案、PPT、规划、设计等文档定稿后以月为单位提交；涉及变更的方案、规划等文档经过部门与项目单位确认后及时报文档管理员备案、存档。

　　五、具体内容

　　（一）文档编号

　　凡项目有关的文档，均统一编号。

　　文档编码方式：文档属性-发放对象-顺序编号-文档日期-文档密级文档属性：本字段用两位英文字母表示发放对象：本字段用两位英文字母表示

　　文档日期：本字段6位数字，表明文档的发生时间，以便于查询和统计。顺序编号：本字段4位数字，系文档的顺序编号，此编号表示同一文档属性、发放对象内所有文档的顺序号。

　　文档密级：本字段1位数字，表明了文档的保密级别。

　　0级代表机密，项目经理及其指定人员阅读1级代表秘密，项目组核心成员阅读2级代表内部公开，项目组所有成员阅读3级代表公开，所有项目组干系人均可阅读表1文档属性字段对照文档分类简写文档分类简写PPT指令潜在用户分析报告发票用户分析报告普查报告合作意向书手册会议纪要备忘录建设方案计划解决方案答复项目制度报表合同招投标文件表2文档接收对象字段对照发放对象简写发放对象简写客户项目组内部合作方部门内部合资公司渠道公司内部供应商

　　（二）文档的存放

　　项目文档分别建立电子和纸面件档案。

　　纸面文档按文件的属性、分类存放，并填写《文件存放控制表》进行存放、借阅登记。

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　　一、档案资料的管理规定

　　1、为保证所有文件、合同、各类档案资料能全面地保存并管理,同时也方便各部门有效地使用所有资料,公司的文档资料实行统一管理制度。

　　2、由运营中心负责公司所有文档资料保存和管理工作。

　　3、各部门例会和重要会议均要有会议纪要并提交运营中心。

　　4、所有业务合同原件一式三份,一份交客户,另两份分别由业务部、财务部存档,各业务部每月整理汇总合同清单。

　　5、图书资料由各部门自己保管,但各部门需向运营中心提交清单,并在每次新增资料后及时向运营中心提交新增的资料清单。

　　二、文档资料的主要范围

　　1、公司所有重要文件包括决议、通知、通报、请示、报告、批复、公司信函、会议纪要、公告等;

　　2、公司的各种规划、计划、总结等资料;

　　3、各部门例会和重要会议的.会议纪要;

　　4、员工个人档案(员工信息表、个人简厉、体检表、身份证复印件、学历复印件及其它相关重要证件的复印件)以及员工奖罚记录、考勤记录、借用设备记录、绩效考核等资料;

　　5、员工提案、述职报告等文字材料。

　　三、文档资料的调用原则及规定

　　1、调用文档要严格按照分级调用相关文档的原则。

　　2、调用本部门文档,须经本部门经理申批。

　　3、调用外部门文档,经双方经理同意并填写有关调用文档表格方可调用。

　　4、未经批准任何人不得擅自越级或跨部门调用文档,违者按情节轻重予以处罚。

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　　1.监理日记是监理部和监理工程师必备的专用记录手册，是监理工作的`重要资料。监理人员应逐日逐项认真填写，特别是涉及变更设计、会议决定、上级指示，有关质量、进度、安全检查、投资等有关事项，都应详细写入日记。

　　2.文档管理。监理部应建立有关往来函件、电话处理、日常监理工作技术资料整理与归档管理的相关台帐。所有文件收发、文档资料均应严格按监理（咨询）公司贯标工作的规定进行管理。

　　3.工程监理台帐。各类台帐是文件化的施工信息分类记录，监理部应结合工程特点和内容选择建立，以加强对内业资料的管理。

　　1)开工报告审批台帐

　　2)工程进度台帐

　　3)见证取样检验台帐

　　4)平行检验台帐

　　5)见证检测台帐

　　6)旁站监理台帐

　　7)工程变更台帐

　　8)总监理工程师巡视记录台帐

　　9)验工计价台帐

　　10)项目管理机构要求建立的其他台帐

　　上述各类监理台帐必须定期记录，记录内容应符合各类台帐的记录要求和规定。监理站办公室必须认真对台帐进行检查，发现问题及时纠正，确保台帐资料的及时、完整和准确，具有可追溯性。

　　4.各类监理台帐与监理日记、监理技术文件应能互相印证，主要内容一致，不得互相矛盾或无法对应。

　　5.对于大型铁路综合建设项目，监理部应建立监理日志，记录监理部主要人员的动向和工作内容。监理日志由监理站办公室负责填写，总监理工程师定期审签。

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　　根据国家档案法和档案管理规定，为进一步提高管理文档工作的质量和管理水平，确保文档的完整与安全，特制定以下制度:

　　一、管理处电脑文档管理员专职负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的存档、收集和保管，做到完整、系统、准确。

　　二、任何人员借阅上述文件资料，须经管理处经理批准，登记日期、用途、经手人及归还时间。

　　三、属秘密文件的要妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。

　　四、员工个人档案材料属秘密材料，他人无权翻阅，保管人员也不准将这些资料擅自给他人过目。

　　五、文件资料等要进行合理归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按字母顺序还是按内容、按时间等形式分类，其目的.都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚地标明。

　　六、要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料，要及时清理，无保存必要的材料，经管理处领导批准可做销毁处理。

　　七、积极实行档案现代化管理，应用计算机检索手段，做到文档管理标准化、规范化和程序化。

　　八、会同有关部门，在购置重要设备到货时，检查验收文件材料，并及时归档。

　　九、各部门拍摄的记录管理处各项活动的照片、声像材料，必须在活动结束后一周内整理好，注明时间、地点、来宾姓名、活动内容，交文档管理员及时归档。

　　项目文档管理制度 5

　　1、公司的文档是公司的软性资产,对文档的管理,要做到处理及时,卷宗规范,确保安全;

　　2、公司各部门负责管理与该部门有关的文件,如:销售部门负责营销档案、客房往来资料、设计师、装饰公司档案(含协议)、市场讯息档案等;财务部负责各类财务单据、销售合同及其他档案(如执行价格、发放薪资依据文件);渠道部负责分销商的档案、分销政策性文件等;办公室负责行政、人事、综合类档案;

　　3、公司文件由办公室起草,发文程序为:拟稿、自审、报经理或副总经理审核签发、打印、发文、催办、立卷归档;

　　4、对内发文应有统一的结构与编号,要求文字精准、条理清晰、层次分明、结构紧密;

　　5、公司的收文程序为:收文、报送(分发)、催办、立卷、归档;

　　6、公司收文由办公室负责,依据事件大小、紧急程序进行归类,报送经理阅示或发放各部门处理,重要文件转办公室存档;

　　7、文档按照机密程度,分为“秘密”、“机密”、“决密”三个档次,撰稿人应依据机密程度确定报送范围,秘密文件的报(发)送由专人进行,确保发送未超出报送范围;

　　8、机密文件应确保其安全性,文档管理人员及所有接触文档的人员对其负有保密的'义务,造成资料外泄的,公司将依据事件影响追究当事人的责任;

　　9、禁止员工查阅、借阅与本职工作、自身权益无关的文档,特殊情况经公司经理、副总经理批准后方得查阅,借阅文档必须及时归还;

　　10、办公室、公司各部门应将文档分类立卷归宗,方便调阅;

　　11、文档的销毁要列出销毁清单,报请公司副总经理、经理批准后方可销毁;

　　12、移交档案应按规定办理交接手续,确保档案资料的完整。

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　　调度文档管理分为图表、台账、记录簿、在屏幕显示牌板等管理。

　　一、图表。

　　调度室各种图表必须及时填绘和修订，与实际情况相符合，图表必须归档管理。

　　二、台账。

　　（1）综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况，重点工程和重点工作调度情况，安全生产中出现的问题和处理情况，领导值班、下井带班及入井人数情况，领导交办工作及落实情况等。

　　（2）综合台账应内容完整，数据准确，账面整洁，字迹工整。

　　（3）综合台账可采用计算机电子台账。

　　（4）按日原煤产量、月及年累计完成量、综合进尺、开拓进尺、日月年累计完成进尺进行分项或统一的建立统计台账。

　　三、记录簿。

　　建立以下记录簿，并存档管理。

　　调度值班记录、领导值班、下井带班记录（由带班领导填写）、调度员交接班记录、安全生产例会记录、生产安全事故（突发事故）分析统计记录。

　　四、存档要求：

　　（1）班、日调度记录（包括调度日志、原始调度记录、逐日生产完成情况登记表），要保存5年以上。

　　（2）调度日报、旬报和文字分析资料，保存3年以上。

　　（3）上级调度通知、通报、传真电文和本单位下达的调度通知、通报和传真电文原稿要保存2年以上。

　　（4）月度生产调度简报、各类调度台账和专题报告，要保存5年以上。

　　（5）死亡事故原始记录、重大非伤亡事故专项记录、非伤亡事故分类综合统计，以及年度生产简报作为永久资料保存。

　　（6）有统计部门下发的`年度统计汇总资料，各类伤亡统计资料要永久保存。

　　（7）调度室要建立保密制度，各项生产数据和事故伤亡人数，不经领导批准，不得私自对外传播公布。

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　　（一）公文管理

　　⒈公文种类：人大常委会共有三类公文，人大常委会文件、人大常委会党组文件、人大常委会办公室文件，各委室原则上不对外独立行文。如确需行文，由各委室会同办公室商定。

　　⒉公文起草：按照领导指示或交办，由工作人员拟稿。以常委会或党组文件发文，由常委会主要领导签发；以办公室文件发文，一般由办公室主任签发。起草文件一律用制式文件拟稿行文。文印结束后，底稿交由文书存档。因多次修改底稿无法存档的，由拟稿人誊抄整理后送文书存档。

　　⒊公文打印：需要印发的正式文件或较大型会议的有关材料一律在政府印刷所胶印，其它文件一般安排油印。文件材料的印刷，应填写两联单，由办公室分管副主任签字后印刷，以便于帐目结算。

　　⒋公文校对：由拟稿人校对，并由核稿人再次进行校对，确认无差错后方可印制。

　　⒌公文装订：文件印完后，起草人要及时进行装订，并将文件分发的具体要求向办公室公务员交待清楚。グ嫒ㄋ有

　　⒍公文分发：公务员接到文件后应及时进行发文登记，一般性文件要抓紧送达有关单位，急办文件随印随发。

　　⒎公文存档：对文件正稿和底稿，文秘人员要及时交文档管理人员，文书要及时存档立卷，不得漏存漏报。

　　（二）档案管理

　　⒈文件档案实行专人管理。所有密级文件和内部资料，要严格登记、传阅和借阅手续，严防文件丢失和失泄密事故发生。

　　⒉严格文档借阅制度。借阅文件要经办公室分管领导同意。未经允许，非工作人员不得随意出入档案室。阅文人员应在办公室或指定的阅文室阅读文件，不准将文件随意带出或乱放，不准将文件带回家中。

　　⒊对收到的`各类文件，文档人员要及时查收并按要求进行传阅，传阅文件要做到：勤传、勤收、勤催办，不拖不压，不误事。传阅完毕后，分类保管，积极提供利用，并做好年终文件的清退工作。

　　⒋废旧文件不得同旧报刊混同处理，一律打捆送造纸厂打浆，以防失泄密和影响单位形象。

　　项目文档管理制度 8

　　(一)为明确工作职责，理顺工作程序，规范调度文档管理，根据《煤矿安全生产标准化基本要求及评分方法(试行)》调度和地面设施管理制度建设的要求，制定本制度。

　　(二)调度文档管理分为图表、台账、记录簿、电子显示屏和牌板等。

　　1.图表:

　　调度室各种图表必须及时填绘和修订，与实际情况相符合，图表必须归档管理。

　　2.台账:

　　(1)综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况，重点工程和重点

　　工作调度情况，安全生产中出现的问题和处理情况，领导值班、下井带班及入井人数情况，领导交办工作及落实情况等。

　　(2)综合台账应内容完整，数据准确，账面整洁，字迹工整。

　　(3)按日原煤产量、月及年累计完成量、综合进尺、开拓进尺、日月年累计完成进尺，分项或统一建立统计台账。

　　3.记录簿:

　　建立调度值班记录、领导值班及下井带班记录(由带班领导填写)、调度员交接班记录、安全生产例会记录、生产安全事故(突发事件)分析统计记录，存档管理。

　　4.电子显示屏:

　　(1)电子显示屏应正常显示调度统计报表、重点安全生产信息;

　　(2)主要设备和重点安全生产环节视频监控;

　　(3)煤矿安全监测监控系统、井下人员定位系统等终端显示;

　　(4)显示的'数据应准确，实时集中监控。

　　(三)调度文档内容齐全，数据准确，账面整洁，记录规范，值班记录无涂改。(四)档案资料，应有专人管理。

　　(五)调度文档的保存期限:

　　1.班、日调度记录，月度及年度生产总结，调度台账保存1年以上。

　　2.调度日报、旬报、文字分析，上级通知、通报、传真电文保存1年以上。

　　3.死亡事故和重大非伤亡事故记录，作为永久保存材料。

　　(六)各项生产数据和事故伤亡情况，未经有关领导批准，不得擅自对外公布。(七)立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，装

　　订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。

　　(八)对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经档案管理部门领导鉴定，报矿分管领导批准后，按规定销毁。

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　　一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。

　　二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。

　　三、文件管理员应按以下程序工作

　　1、文件收集:坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档;对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。

　　2、文件保管

　　收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。

　　3、文件收发

　　文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。

　　文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。

　　四、文件存放和销毁

　　1、文件应有一个安全的'存放之外，最好配备专门的文件柜。

　　2、文件的存放和提取应由专职人员负责。

　　3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。

　　4、文件装订存档(每年一次):将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。

　　5、文件销毁:单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。

　　五、文件借阅

　　1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。

　　2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。

　　3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。

　　六、处理

　　对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。

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　　为了进一步加强教育处的内涵建设，促进处室各项工作规范化、科学化、可持续化管理和发展，提高工作效率，规范文档管理工作，特制定本制度。

　　1、所有收文、发文工作均指定专人负责，未经许可，不得随便代理收发工作，以免造成工作混乱。收发人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记薄、发文登记薄。对未登记完毕的文件材料，不得先行使用、阅读。

　　2、收发文范围包括：文件、传真、邮件以及通过邮件、无纸化传输系统、网络收发的各种文档资料。

　　3、收发文件等资料应及时、准确送交处长，不得延误和积压;对贵重物品、汇款、邮包，要及时登记，并由个人签字领取;对投递错误的文件应及时退回。

　　4、对医院交阅的.上级来文等文件，任何人不得截留、保存，专人将文件登记并交由处长审阅后复印一份，将原件及时交回医院办公室。出差或开会带回的文件材料，返回后次日登记归档，文件涉及内容需相关处室或科室具体落实完成的，由专人根据院领导和处长阅处意见给予复印或摘录，送有关处室或科室落实，专人对落实处理情况进行督办。

　　5、发文文件草拟必须使用《发文稿纸》，按照处室工作分工对口起草，文稿清样做到三校，一由拟稿人自行校对，确保数据文字准确无误后，经处长在核稿栏签字审批后交医院办公室。二由办公室负责再次文字校对无误后，确定主题词，报分管领导审阅。三是文稿清样经分管领导审批后，正式行文，盖章。文件内容涉及机密的，须按规定注明密级。

　　6、处室实施的每项工作全过程的电子文档实行处室的移动硬盘、电脑双存储，电子文档务必注明成文的时间，经处长审阅后，实施每项工作的负责人分别在OA网、医院外网上发布。

　　7、处室实施的每项工作全过程的电子文档打印后，及时将电子文档和纸质文档各一份，分类归档、保存。

　　8、严守工作机密，处室的各种文件、资料等档案(含电子文档)由专人保管，专柜存放，严格借阅、借用手续，确保文件、资料等档案的安全、全面，发现失窃和泄密事件，及时报告处长并查处。

　　9、处室的各种文件、资料等纸质档案，由专人按类别于次年一月内立卷装订后，分类存档，专柜保存;电子文档由专人按类别于次年一月内存储于处室的移动硬盘。

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　　为进一步规范公司文件档案管理工作，提高文档管理水平，逐步实现公司文档管理工作的规范化、制度化、科学化，结合工作实际，特制定本办法。

　　一、本办法所指的文件档案为：

　　1.学校下发的相关文件、通知、公告等文档;

　　2.公司形成的各种规章制度、报告、通知、纪要等文档;

　　3.政策类文档及各部门搜集汇总的有保存价值的各类业务资料等文档。

　　二、文件档案管理办法

　　(一)立卷归档

　　1.各类文档以签署或者下发日期按顺序进行分类、编号、统计、归档和管理。

　　2.学校类文档：编号规则为学校首字母-部门首字母-文件签署年月份(六位)-顺序号。学校下发的原文件，直接根据类别进行编号登记归档，根据学校相关文件要求形成的报告等文档需留存副本至公司类文件进行归档，电子版文档需转化成纸质性文档后进行编号登记归档。

　　3.公司类文档：编号规则为公司首字母-所属类别首字母-签署年月份(六位)-顺序号(三位)。所属类别即指规章制度类、人事类、合同类、物资设备类、财务类等，纸质文档和电子文档根据编号规则同步进行编号登记归档。

　　4.公司各部门文档：编号规则为公司部门首字母-签署年月份(六位)-顺序号(三位)。各部门需要移交的文档必须到办公室进行移交备案，移交的文档须保证完整、层次分明，文档移交时，须当面填写移交清单并签字认可后方完成交接手续。

　　5.归档文件材料应完整齐全，质地优良，格式规范，文字清楚，手续完备且具有保存价值。

　　(二)文档管理

　　1.办公室指定专人负责文档分类、编号、鉴定、立卷、归档、排架和保存管理，要以原始记录为依据，编制文档存放清单，以有效开展文档的.查询、利用工作。

　　2.文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保文档的安全。

　　3.任何人不得擅自将存档文件对外公开，做好文档安全保密工作。

　　4.未经公司授权，其他任何组织或者个人无权公布涉及公司秘密、涉及个人隐私的、规定限制利用的公司档案材料内容。

　　(三)文档查阅

　　1.公司职工查阅利用档案，须经主管领导批准，并说明查阅目的，办理查阅登记。公司档案原则上不外借，如必须借出，须经主管部门领导批准并及时归还。

　　2.外单位查阅利用档案，应持单位介绍信、身份证、经公司总经理批准后查阅。

　　3.凡需从档案中取证或办理公证，必须由办公室办理。

　　4.利用者须对档案的安全、完整负责，违反查阅规定的要追究责任。

　　本办法由公司办公室负责解释。

　　本办法自颁布之日起执行。

　　项目文档管理制度 12

　　为了使拌和站资料管理实现正规化,并切实加强档案资料的管理工作,特制定本制度。

　　一、文件收发

　　1、建立收文登记制度。对上级机关发来的文件和市直有关部门文件及其他兄弟单位来文都要进行收文登记。

　　2、收文登记主要包括以下内容:收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。

　　3、文件管理人员要根据领导指示,将文件送交承办人,承办人要在收文登记簿上签字登记以备查找;承办人按文件要求完成后,要及时将文件交还保管人员保存。

　　4、拌和站对外发出的文件要建立发文登记,发文登记内容包括:发文时间、发文机关、文件名称、文件字号、发文范围等。

　　5、对拌和站拟稿发出的文件、专题材料都要将文件原稿和一份正式文件存入档案。

　　二、档案资料管理

　　1、原始记录是设备管理和维修工作的基础之一,是了解设备状况、统计数据、建立帐卡表册和进行经济技术分析的依据。必须重视此项工作的填写、收集、整理和保存。

　　2、机械设备的数据管理是一项基础工作,它来源于原始资料。为了提高设备资产的'运作效益,必须按时分类、收集汇总一些数据供分析研究,并及时采取积极措施,保证投入产出效益目标的实现。数据管理包括列表登记、统计分析、上报考核等方面,应做到定期归类整理。数据要完整准确,报表要及时齐全。

　　3、机械管理基本数据库应具备以下内容:

　　1）、管理号码;

　　2）、设备名称;

　　3）、型号规格;

　　4）、技术状况;

　　5）、保管单位;

　　6）、本季运转小时;

　　7）、原值;

　　8）、净值;

　　9）、组资日期;

　　10）、生产厂家;

　　11）、本机编号;

　　12）、出厂日期;

　　13）、外型尺寸;

　　14）、整机重量;

　　15）、动力机名称;

　　16）、动力机型号;

　　17）、动力机规格;

　　18）、动力机生产厂;

　　19）、动力机出厂日期;

　　20）、动力机编号;

　　21）、工点。上述数据4、6、8、21项为动态数据,其它为静态数据。

　　4、及时上报的报表:《设备台帐》(包括自有配属的设备和内租、外租的设备以及协作队伍的设备,分别建帐管理)、《机械增减情况表》、《机械事故统计表》、《机械保养、修理计划报表》、《机械保养、修理完成情况报表》。

　　5、建立档案目录,主要分设备文件材料、设备档案、设备技术资料三个方面,以便查找、使档案资料更好地为工作服务。

　　6、建立和认真执行文件借阅制度和文件保密制度,确保文件安全。

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