公函的基本知识

【推荐】公函的基本知识

　　公函，正式的或官方的书信。公函是党政机关、人民团体、企事业单位间商洽和联系工作时使用的一种文体。公函的使用范围很广，平行机关或者不相隶属机关间联系工作是可以使用公函，上下级之间的联系、询问、答复工作时，也可以使用公函。下面是小编为大家收集的【推荐】公函的基本知识，希望对大家有所帮助。

　　(1)公函的构成

　　公函包括标题、主送机关题与正文加以介绍。

　　①标题一般由发文机关、事由、文种组成。一般发函为《关于xx(事由)酌函》;复函为《关于xx(答复事项)的复函》。

　　②正文一般包括三层：简要介绍背景情况;商洽、询问、答复酌事项和问题;希望和要求，如“务希研究承复“敬请大力支持为盼”等。

　　(2)公函的写作要求

　　①要一函一事，切忌一函数事。

　　②要体现平等坦诚精神，主体平等，不卑不亢。请求性函作为商洽性公文在平行或不相隶属机关单位问使用，一个突出的特点是行文单位和受文单位之间在法律、政治、经济地位方面酌平等关系，亦即主体平等。这就要求撰拟者将这种平等意识融入请求性函的写作中，不因“有求于入”而心存卑微，刻意作恭敬语;也不因单位大或执摹权力而凌驾于人、居高临下。力求做到不卑不亢。

　　③态度谦和，措辞得体。不卑不亢不等于不讲礼貌，请求性函尤其要注意态度谦和，行文中表现出对受文单位的尊重。尊重他人才会被入尊重，才能创造愉快酌合作氛围。这里要特别指出酌是态度谦和不等于故作谦卑，行文讲究措辞得体适度，谦逊过度反而有损敬意的表达。

　　④请求明确，以城相商。请求明确是指要开诚布公地提出问题，确切地说明是什么事，商洽什么，告知什么，请求什么，即请求对方做什么。以诚相商是表现商洽性酌关键所在。要充满诚意，以诚挚之心去感染入、打动人。可以向对方介绍自己，介绍自己的意愿、方案，也可以陈述提出问题的依据、背景材料;还可以阐述理由，以取得对方的充分理解。当然应该要言不烦，啰嗦拖沓的文字使入难有好印象，效果肯定不佳。

　　请求性函是程式化较少，写作相对自由的文种，其写作的艺术性较高，特别注重以理服人，以诚动人。把握请求性与商洽性两大特点并力求二者的有机统一、协调平衡是请求性函写作的关键。

　　例文：

各县(市)、区、局、厂、矿、公司档案局、科，市宜各单位：

　　为了促进各级档案馆室的基础业务建设，深人贯彻实施《档案法》，推动档案管理规范化、标准化、现代化进程，市局精心选编了《档案法规及机关企事业档案室升级标准文件汇编》一书。内容主要有;(一)修改后的《中华人民共和国档案法》全文……该书属于法规及规范性文件汇编，是档案工作、文书工作及办公部门必备的工具书，无论单位性质或大或小都应该购买。团印数有限，请各级档案部门、办公部门组织有关人员从速购买。每册收成本费12.00元，可邮局汇款，也可银行汇款，或来人购买，款到发书。

　　邮局汇款(略)

　　银行汇款(略)

　　xx市档案局(印章)

　　xxxx年x月x日

　　这是一则推销书籍的请求性函，却不见半点请求性和商洽性，写得像指示性通知。本来，为了档案工作的规范化，选编相关法规成书销给有关单位也无不可。但如此行文却实在欠妥，这种强如于人的命令语气应该彻底根弃。

　　拓展阅读：公函的格式

　　一、函的涵义和用途

　　函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函的使用范围极广，使用频率极高，可谓公文中的轻武器。具体来说，函的用途主要包括四个方面：

　　1、平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系，往来。

　　2、向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。

　　3、业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的'事项。

　　4、机关单位对个人的事务联系，如复群众来信等。

　　二、函的特点

　　1、使用广泛性。函的使用不受级别高低，单位大小的限制，收发函件的单位均以比较平等的身份进行联系。上至国务院，下至基层组织，企事业单位，社会团体都广泛地使用函。

　　2、行文多向性。函可以上行，下行，但大多数函作平行文。

　　3、用语谦敬性。不论什么类型的函，用语皆得注重谦恭有礼，尊重对方，力求得到对方更多的理解和支持。函是最注重使用文言词汇的公文。函是公文中最富有文学性的文种。

　　三、函的类型

　　1、商洽函。即不相隶属机关之间商洽工作，联系有关事宜的函。如人员商调，联系参观学习等。

　　2、询答函。即不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题的函。询答函实际上又可分出询问函和答复函。有些不明确的问题向有关机关和部门询问，用询问函。对机关和部门所询问的问题做出解释答复，用答复函。询答函涉及的多数是问题而不是具体的工作。

　　3、批请函。即用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的函。批请函实际上又可以分为请批函和审批函。请批函用于向不相隶属的主管部门请求审批事项，而审批函则用于主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项。

　　4、告知函。即告知不相隶属机关有关事项的函。

　　以上是按内容和用途对函所作的分类。若按照文面格式分类，函可以分为公函和便函。若按照行文去向分类，函又可以分为去函和复函。

　　四、函的结构和写法

　　(一)标题

　　函的标题一般由发文机关，事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。

　　(二)正文

　　1、开头。写行文的缘由，背景和依据。

　　一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区，本单位的实际需要，疑惑和困难。

　　复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以现将有关问题复函如下一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。

　　2、主体。写需要商洽，询问，答复，联系，请求批准或答复审批及告知的事项。函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。如果事项比较复杂，则分条列项书写。

　　3、结语。不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用特此函告，特此函达。若是要求对方复函的，则用盼复，望函复，请即复函等语。请批函多以请批准，请大力协助为盼，望能同意，望准予××是荷等习惯用语收束。复函的结语常用特此复函，特此回复，此复等惯用语。也有的函不写结语。

　　五、注意问题

　　1、注意批请函与请示的区别，向有隶属关系的上级机关请求指示，批准事项用请示，而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项，则用请批函。主管机关答复请求审批事项，用审批函。

　　2、开门见山，直奔主题。无论去函还是复函，都不要转弯抹角，切忌空话，套话和发空泛的议论。

　　3、一文一函，简洁明了。

　　4、语言要规范得体，并体现函的用语特色。发函要使用平和，礼貌，诚恳的语言，对主管机关要尊重，谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。切忌使用生硬，命令性的语言。复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统，犹豫不定。

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