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办公用品使用管理制度（通用9篇）
在发展不断提速的社会中，大家逐渐认识到制度的重要性，制度是指在特定社会范围内统一的、调节人与人之间社会关系的一系列习惯、道德、法律(包括宪法和各种具体法规)、戒律、规章(包括政府制定的条例)等的总和它由社会认可的非正式约束、国家规定的正式约束和实施机制三个部分构成。我们该怎么拟定制度呢？以下是小编收集整理的办公用品使用管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。
办公用品使用管理制度 1
第一条 为加强办公用品使用的管理，节约开支、杜绝浪费现象。办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。
第二条 办公用品常用品由人事行政部门根据消耗情况进行申购备领，控制品和特批品由使用部门(人)提出申购，控制品经各公司总经理批准，特批品经董事长批准;批准后的《申购单》交采购中心执行购买。未填写《申购单》及未经领导批准擅自购买的'不予报销。
第三条 采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。
第四条 公司各部门应按总部核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经公司领导同意。
第五条 办公用品使用实行月统计年结算，由公司人事行政部门出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。
第六条 各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。
第七条 凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。
第八条 办公电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材及维修由设备使用部门(人)负责，并经总经理批准，由指定管理公司的人事行政部门负责申购。
第九条 本规定自下发之日起执行。
办公用品使用管理制度 2
第一条为更好的控制办公消耗成本，规范集团总部办公用品的发放、领用和管理工作，特制定本规定。
第二条耐用办公用品的领用：
1、耐用办公用品包括：电话、计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、戒纸刀、直尺、起钉器。
2、耐用办公用品已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新。
第三条易耗办公用品的领用：
1、易耗办公用品分为两部分：部门所需用品和个人所需用品。
2、部门所需用品包括：传真纸、复(写)印纸、打印纸、墨盒、碳粉、硒鼓、光盘、墨水、装订夹、白板笔。
3、个人所需用品包括：签字笔(芯)、圆珠笔(芯)、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、橡皮擦、涂改液、信笺纸。
4、部门常用易耗办公用品月用量标准见附表。此标准为暂定数，可依据每月平均用量进行合理调整。
5、每月24日前，由各部门将次月《申购单》填好(常用易耗办公用品不得超过每月用量标准)，经部门经理初核，总经理或副总经理复核，人力资源中心总监批准后交采购部统一采购。
6、发放时间：每月15号(如遇假期，顺延)。其余时间一般不予办理办公用品的领用手续。
7、领用方法：由各部门按发放日期统一到办公用品仓申领签字，若部门领用超出需求计划的，须经综合部长批准后方可发放。
8、部分办公用品(油性笔、水彩笔、签字笔、白板笔、圆珠笔芯、圆珠笔、涂改液、各种电脑墨盒)实行以旧换新原则，传真纸领用时须以中间纸交换。
9、电脑耗材品(鼠标、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等)由总经理批准，综合部长审核后方可领用，申领时须依旧换新。
10、本着节约与自愿的原则，可不领用或少领用的应尽量不领用或少领用。综合部对于
节俭成效突出的员工，公司将予以表扬。
第四条：未列入耐用及易耗办公用品的其它物品的申领，按公司相关制度执行。
第五条：本规定自签发之日起执行，以往如有与此制度相抵触者，以此为准。
附件：1、常用易耗办公用品月用量标准
2、《部门办公用品需求计划表》
附件1：常用易耗办公用品月用量标准
第一条本制度所称办公文具分为消耗品，管理消耗品及管理品三种.
1.消耗品:铅笔，刀片，胶水，胶带，大头针，图钉，笔记本，复写纸，卷宗，标签，便条纸，信纸，橡皮擦，夹子等.
2.管理消耗品:签字笔，荧光笔，修正液，电池，直线纸等.
3.管理品:剪刀，美工刀，钉书机，打孔机，钢笔，打码机，姓名章，日期章，日期戳，计算机，印泥等.
第二条文具用品分为个人领用与部门领用两种.个人领用指个人使用保管的用品，如圆珠笔，橡皮擦，直尺等.部门领用指本部门共同使用的`用品，如打孔机，钉书
第三条消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数)，经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准(如圆珠笔每月每人发放一支)，并可随部门或人员的工作状况调整发放时间.
第四条消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但纯消耗品(如打印纸)不在此限.
第五条管理品移交时如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿，自购.
第六条办公用品的申请应于每月25日由各部门提出
第七条办公用品严禁带回家私用.
第八条办公用品一般由管理部向批发商采购，其中必需品，采购不易或耗用量大的物品，应酌量库存，管理部无法采购的特殊办公用品，可以经管理部同意并授权各部门自行采购.
第九条新进人员到职时由各部门提出办公用品申请单向综合管理部领取办公用品，人员离职时，应将剩余用品一并交回综合管理部。
办公用品使用管理制度 3
一、办公用品分类：
1、常用品：圆珠笔(芯)、水笔(芯)、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、装钉针、稿纸。
2、控制品：名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议纪录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台(油)、量具、刀具、软盘、刻录盘。
3、特批品(不列入办公用品费用考核)：印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等)，财务帐本、凭证，苹果机彩色墨盒及打印纸，u盘等。
二、办公用品使用对象：
各公司主管以上管理人员、职能和业务部门员工，具体由各公司核定。
三、申购和采购：
办公用品常用品由人事行政部门根据消耗情况进行申购备领，控制品和特批品由使用部门(人)提出申购，控制品经各公司总经理批准，特批品经董事长批准;批准后的《申购单》交采购中心执行购买。未填写《申购单》及未经领导批准擅自购买的不予报销。
四、管理和发放：
1、办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。
2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。
3、各部门应指定专人领取办公用品。
五、各部门费用核定及有关规定：
1、各公司各部门应按总部核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经分管领导同意。
2、核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整。
3、各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批，并报请总部增加该项费用。
4、办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。
5、各公司可根据总部下达的办公用品定额自主确定各部门及各使用人的办公用品使用标准。
六、其它规定：
1、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。
2、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。
3、办公设备的耗材及维修费用。
1)电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材及维修费用，总部另定定额标准。属多个公司共用的'，按集团总部规定的标准进行分摊;属各部门或个人保管使用的，计入所在公司定额费用。
2)耗材包括：打印、复印纸，激光打印机碳粉、硒鼓，针式打印机色带，喷墨打印机墨盒(水)，复印机碳粉，传真纸，鼠标，键盘等;其申购由设备使用部门(人)负责，并经总经理批准，属多个公司共用的，由指定管理公司的人事行政部门负责申购。
3)办公设备的报修参照耗材申购程序办理。
七、本规定自下发之日起执行。
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一、为了响应建设节约型社会的号召，使办公物资管理和使用合理化，本着厉行节约，满足需要的原则，特制订本制度。
二、办公用品分为低值易耗品、固定资产和日常办公用品。低值易耗品包括计算器、笔、纸、订书钉、大头针、回形针、胶水、电池等。固定资产包括计算机、打印机、摄像机、照相机、传真机、复印机、服务器、办公桌等。
三、物资采购：
1、办公用品的`采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经局长室同意可由申购部门自行购买。申购物品应填写物品申购单，报局领导批准同意后，方可购买。
2、物资采购由办公室负责，并采取以下方式：
1）定点：按照区财政局招标定点单位进行采购。
2）定量：对油墨、纸张、一次性水笔、笔芯等动态调整，保证常备物资的库存合理性。
3）特殊物品：属区财政局规定招标范围内物品，通过政府采购中心招标采购。其它物品坚持比质、比价原则进行采购。
四、办公室根据物资分类，进行不同的领用和管理方式，建立个人物资使用保管台帐，记录、使用、维修、保管登记情况。
低值易耗品：由办公室指定专人保管，并做好造册登记和发放登记。
个人保管物品：计算器、U盘、订书机等物资，如有损坏遗失，须提出申请报局长批准，才能重新配备。
实物资产：每人所使用计算机、打印机等资产，须妥善维护，正确使用，如确需维修，提出申请，请确认，报请局长室批准。
五、人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续。
六、根据办公室对各人的领用，使用情况和设备物资维修、遗失记录，核算各人办公成本，年终进行统计汇总，评选先进个人。
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为加强对学校办公室办公用品的管理，规范办公用品的采购与使用，节约成本，提高效率、防控风险，特制定本办法。
一、本办法中的办公用品包括办公文具用品、电脑系列耗材、生活保洁用品等低值易耗办公用品和不属于政府采购范畴的.其他办公用品。
二、办公用品的采购按照质优价廉、杜绝铺张浪费、提高办公效率的原则，实行多家供应商比价采购。采购前经学校办公室领导班子集体讨论确定多家供应商，并报分管领导。
三、办公用品原则上在学校后勤保障处商贸服务中心和其他校内经营机构采购，校内经营机构采购价格较高或不能提供办公用品的，选择其他供应商比价采购。电脑系列耗材应征求国有资产管理处意见确定有相关资质的供应商。
四、采购办公用品必须严格把关。单项办公用品金额超过500元或整单办公用品超过1000元的，采购计划需经学校办公室领导班子集体讨论决定。
五、使用办公用品要坚持勤俭节约的精神，严禁铺张浪费，不得假公济私、随意丢弃。
六、对属于资产登记范畴的办公用品要按照《中南民族大学国有资产管理暂行办法》进行资产登记。
七、办公用品购买经费的报销严格按照《中南民族大学经费支出审批暂行办法》执行。
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一、总则
为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、保管、发放和使用流程，提高办公用品的使用效率，降低办公成本，特制定本制度。
本制度适用于公司内所有部门及员工。
二、办公用品的分类
日常办公用品：包括笔、笔记本、便签纸、订书钉、回形针、胶水、剪刀、文件夹、文件袋、计算器等。
办公设备耗材：墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸、传真纸等。
办公家具及设备：办公桌、办公椅、电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、电话机等（此类办公用品通常为固定资产，按照公司固定资产管理制度执行，但在使用环节纳入本制度管理范围）。
三、办公用品的采购
采购计划
各部门应根据实际工作需要，于每月xx日前向行政部门提交下个月的办公用品采购计划。采购计划应详细列出所需办公用品的名称、规格、数量、预计使用时间等信息。
行政部门负责汇总各部门的采购计划，结合办公用品的库存情况，制定公司的月度办公用品采购计划。对于临时性的办公用品需求，各部门应提前 xx 天向行政部门提出申请，经批准后纳入采购计划。
供应商选择
行政部门应建立稳定的办公用品供应商名单，通过市场调研、询价、比价、招标等方式，选择质量可靠、价格合理、服务良好的供应商。
对于重要的办公用品（如办公设备、高价值耗材等）采购，应与供应商签订采购合同，明确双方的权利、义务、质量标准、价格、交货期、售后服务等条款。
采购审批
行政部门编制的月度办公用品采购计划，需经行政经理审核、财务部门审批后，方可实施采购。对于超过一定金额（如 xx 元）的`办公用品采购，还需报公司主管领导批准。
临时性办公用品采购申请，金额在 xx 元以下的，由行政经理审批；金额超过 xx 元的，需经财务部门和主管领导审批。
四、办公用品的保管
库存管理
公司设立专门的办公用品仓库，由行政部门指定专人负责管理。仓库管理员应建立办公用品库存台账，对办公用品的入库、出库、结存情况进行详细记录。
办公用品入库时，仓库管理员应核对采购清单与实物是否一致，检查办公用品的质量、规格、数量等是否符合要求。验收合格后，在入库单上签字确认，并及时更新库存台账。
每月末，仓库管理员应对库存办公用品进行盘点，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并向行政部门报告。对于盘盈或盘亏的办公用品，应按照公司财务制度的相关规定进行处理。
安全管理
办公用品仓库应保持干燥、通风、清洁，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。仓库内严禁烟火，配备必要的消防器材，并定期进行检查和维护。
对于贵重的办公用品（如笔记本电脑、投影仪等）和危险物品（如墨盒、硒鼓等化学耗材），应采取特殊的保管措施，如单独存放、专人负责等。
五、办公用品的发放
领用流程
员工领用办公用品时，应填写办公用品领用单，注明领用部门、姓名、领用日期、办公用品名称、规格、数量、用途等信息。领用单需经部门负责人签字批准后，方可到行政部门领取。
行政部门仓库管理员根据经批准的领用单发放办公用品，并在领用单上签字确认，同时更新库存台账。
发放原则
办公用品的发放应遵循 “按需发放、节约使用” 的原则。对于日常办公用品，根据各部门的实际人数和工作需求进行合理发放；对于办公设备耗材，根据设备的使用情况和实际消耗进行发放。
新员工入职时，行政部门根据其岗位需求，一次性发放基本的办公用品；员工离职时，应将所领用的办公用品（除消耗品外）交回行政部门。
六、办公用品的使用
使用规范
员工应爱护办公用品，正确使用，不得随意损坏、浪费或挪作他用。如因个人原因造成办公用品损坏或丢失，应照价赔偿。
使用办公设备时，应按照操作规程进行操作，定期进行维护和保养，延长设备的使用寿命。对于因操作不当造成设备损坏的，应承担相应的维修费用。
节约意识
公司倡导员工树立节约意识，充分利用办公用品资源。如双面打印、书写纸的正反两面使用、旧文件夹的重复利用等。
行政部门应定期对办公用品的使用情况进行检查和评估，对于浪费办公用品的现象，应及时进行纠正和处理。
七、监督与检查
行政部门负责对公司办公用品的采购、保管、发放和使用情况进行日常监督和检查。定期检查采购计划的执行情况、库存管理情况、领用手续是否完备、办公用品的使用是否符合规范等。
财务部门应参与办公用品采购的审批和价格监督，定期对办公用品的费用支出进行审计和分析，确保办公用品采购和使用的合理性和经济性。
对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、赔偿损失等；对于表现优秀的部门或员工，给予表扬和奖励。
八、附则
本制度由行政部门负责解释和修订。
本制度自发布之日起施行。
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一、目的
为规范公司办公用品的使用管理，保障公司日常办公的顺利进行，同时合理控制办公成本，提高资源利用效率，特制定本管理制度。
二、适用范围
本制度适用于公司全体部门和员工在办公过程中对办公用品的使用管理。
三、职责分工
行政部
负责制定和完善办公用品使用管理制度，并监督执行情况。
统筹办公用品的采购、入库、存储和盘点工作。
根据各部门需求计划，合理安排办公用品的发放。
各部门
负责本部门办公用品需求计划的制定和申报。
教育和监督本部门员工正确使用和保管办公用品。
配合行政部做好办公用品的管理工作，如参与盘点等。
财务部
参与办公用品采购预算的审核和控制。
对办公用品费用进行核算和监控。
四、办公用品的范围
本制度所指办公用品包括但不限于以下几类：
文具类：中性笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、修正液、笔记本、便签纸、信封、信纸、档案袋、文件夹、订书机、订书钉、回形针、大头针、裁纸刀、胶水、胶带等。
办公设备及耗材类：电脑、打印机、复印机、传真机、电话机、投影仪、碎纸机、墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸、传真纸、碳粉等。
清洁用品类：扫帚、拖把、抹布、垃圾桶、垃圾袋、清洁剂等。
其他类：一次性纸杯、茶叶、咖啡等招待用品，以及工作中需要使用的其他物品。
五、办公用品的采购
需求计划
各部门应于每月xx日向行政部提交次月办公用品需求计划。需求计划应根据部门实际工作情况，详细列出所需办公用品的名称、型号、规格、数量和预计使用时间等内容。对于特殊或非日常性的办公用品需求，应提前至少 xx 个工作日向行政部提出专项申请。
行政部在收到各部门需求计划后，结合办公用品库存情况和消耗规律，进行汇总、审核和调整。对于不合理的需求，行政部应与相关部门沟通协商后修改。
采购预算
行政部根据审核后的需求计划，编制办公用品月度采购预算。采购预算应明确各类办公用品的预算金额，并考虑价格波动因素。
办公用品采购预算需经财务部审核，报公司领导批准后执行。在采购过程中，应严格控制预算，避免超支。如因特殊原因需要调整预算，应按照预算调整程序办理。
采购实施
行政部负责办公用品的采购工作。采购人员应在公司选定的.合格供应商范围内进行采购，优先选择性价比高、质量可靠、服务优质的供应商。对于大宗或高价值办公用品的采购，应通过招标、询价、比价等方式确定供应商。
在采购过程中，应与供应商签订采购合同或协议，明确双方的权利和义务、质量标准、价格、交货方式、交货时间、售后服务等条款。采购人员应确保采购的办公用品符合国家相关质量标准和公司要求。
六、办公用品的入库与存储
入库验收
办公用品采购到货后，行政部应安排专人负责验收。验收内容包括办公用品的数量、质量、规格、型号等是否与采购订单一致。对于不符合要求的办公用品，应及时与供应商联系退换货。
验收合格的办公用品，应办理入库手续。入库单应详细记录办公用品的名称、规格、数量、采购价格、入库日期、供应商等信息，并由验收人员签字确认。
存储管理
公司应设立专门的办公用品存储区域，确保办公用品存放安全、有序。存储区域应保持干燥、通风、清洁，避免办公用品受到损坏或变质。
不同类型的办公用品应分类存放，便于管理和查找。对于易燃、易爆、易碎等特殊办公用品，应按照相关安全规定进行特殊存储，并设置明显的警示标识。
行政部应定期对办公用品存储情况进行检查，确保库存信息准确无误。发现问题，如库存短缺、损坏等，应及时调查原因并采取相应措施。
七、办公用品的发放
领用申请
员工领用办公用品时，应填写办公用品领用申请表。申请表应注明领用部门、员工姓名、领用日期、所需办公用品名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。
对于价值较高或限量发放的办公用品，如笔记本电脑、高档文具等，除部门负责人批准外，还需经公司领导审批。
发放管理
行政部根据经批准的领用申请表发放办公用品。发放人员应核对申请表信息与实际发放情况是否一致，并在申请表上签字确认。同时，应及时更新办公用品库存台账，确保账实相符。
对于新员工入职，行政部应根据其岗位配备标准一次性发放基本办公用品。对于员工离职，应要求其归还所领用的非消耗性办公用品，如办公桌椅、电脑设备等，并办理交接手续。
八、办公用品的使用与维护
使用要求
员工应按照办公用品的使用说明正确使用，不得随意损坏或浪费。如因个人不当使用导致办公用品损坏，应承担相应的赔偿责任。
在使用办公设备时，如电脑、打印机等，应遵守公司的信息安全规定和设备操作规范。禁止在办公设备上安装未经许可的软件或进行非法操作，以免造成设备故障或数据丢失。
节约与环保意识
公司鼓励员工树立节约意识，倡导办公用品的循环使用和资源共享。例如，双面打印、使用可替换笔芯的笔、重复利用文件夹等。
员工应积极配合公司的环保行动，减少一次性办公用品的使用。对于废旧办公用品，如墨盒、硒鼓、电池等，应按照公司规定进行分类回收处理。
设备维护与报修
员工在使用办公设备过程中，应做好日常维护工作，如定期清洁、检查设备运行状况等。如发现设备出现故障，应及时向行政部报修。
行政部接到报修后，应及时安排维修人员进行维修。对于无法在公司内部维修的设备，应联系专业维修机构或供应商进行维修。维修情况应记录在案，包括故障原因、维修措施、维修费用等信息。
九、盘点与统计
行政部应定期（至少每季度一次）对办公用品进行盘点。盘点工作包括对库存办公用品的数量、质量、规格等进行全面清查，并与库存台账进行核对。
在盘点过程中，如发现账实不符或有积压、损坏的办公用品，应及时查明原因，并采取相应措施进行处理。如调整库存台账、追究相关人员责任、安排维修或报废等。
行政部应每月对办公用品的采购、发放和使用情况进行统计分析，编制办公用品使用情况报表。报表内容包括各类办公用品的采购金额、发放数量、各部门使用情况、库存余额等信息，并向公司领导和财务部汇报。
十、监督与考核
公司建立办公用品使用管理监督机制，行政部、财务部和各部门共同参与。通过定期检查、不定期抽查等方式，对办公用品的采购、入库、发放、使用等环节进行监督。
对于严格遵守办公用品使用管理制度，节约使用办公用品的部门和员工，公司将给予表扬和奖励；对于违反制度，造成办公用品浪费或损失的部门和员工，将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚，并要求其承担相应的经济损失。
十一、附则
本管理制度如有未尽事宜，由行政部负责解释和修订。
本管理制度自发布之日起生效实施。
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一、总则
为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、发放、使用和保管等流程，提高办公用品的使用效率，降低办公成本，特制定本制度。
本制度适用于公司内所有部门及员工。
二、办公用品的分类
办公设备类：包括电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、电话机、碎纸机等大型办公设备。
办公家具类：办公桌、办公椅、文件柜、书架、沙发等。
文具用品类：笔、笔记本、便签纸、文件袋、文件夹、订书机、订书钉、回形针、大头针、胶水、修正液、剪刀、裁纸刀、计算器等。
打印耗材类：墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸等。
其他类：清洁用品、一次性纸杯、茶叶、咖啡等。
三、办公用品的采购
采购计划
各部门应根据实际工作需要，于每月 xx 日前填写《办公用品采购申请表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量、预计使用时间等信息，提交给行政部门。
行政部门负责汇总各部门的采购申请，结合办公用品的库存情况，编制《办公用品月度采购计划》。对于办公设备和办公家具等大型物品的采购，需提前 xx 个月提出申请，并进行详细的市场调研和成本分析。
采购流程
行政部门根据《办公用品月度采购计划》，选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，应遵循质量优先、价格合理、服务良好的原则，通过询价、比价、议价等方式确定供应商，并签订采购合同。
对于价值较高的办公设备和办公家具，采购前应进行需求评估和审批。由使用部门提出申请，经部门负责人、财务部门和公司领导审批后，方可进行采购。
采购的办公用品到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括物品的数量、质量、规格等是否符合采购要求。如发现问题，应及时与供应商联系解决。
四、办公用品的发放
新员工入职
新员工入职时，行政部门根据其岗位需求，发放基本的办公用品，包括笔、笔记本、文件夹等。发放标准按照《新员工办公用品配备清单》执行。
日常发放
各部门员工因工作需要领取办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，注明领用物品的名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人签字同意后，到行政部门领取。
行政部门应按照规定的发放标准和审批流程进行发放，对于非消耗性办公用品（如办公设备、办公家具等），应建立领用台账，记录领用人员、领用时间、物品编号等信息。
五、办公用品的使用
员工应爱护办公用品，合理使用，不得浪费。对于办公设备和办公家具，应按照使用说明书正确操作和保养，延长其使用寿命。
办公用品应专用于公司办公事务，不得挪作他用。严禁员工将公司的办公用品带回家或私自转借他人。
使用办公用品时，应注意节约。例如，双面打印、书写，合理利用纸张；控制文具用品的`使用量，避免不必要的浪费。
六、办公用品的保管
行政部门负责设立专门的办公用品仓库，对办公用品进行统一保管。仓库应保持干燥、通风、整洁，确保办公用品的质量不受影响。
办公用品应分类存放，并有明显的标识，便于查找和管理。对于贵重物品和危险物品，应采取特殊的保管措施，如设置保险柜、单独存放等。
行政部门应定期对办公用品的库存进行盘点，每月末编制《办公用品库存盘点表》，确保账物相符。如发现库存差异，应及时查明原因并进行处理。
七、监督与检查
行政部门负责对各部门办公用品的使用情况进行监督和检查。定期检查各部门的办公用品使用是否符合规定，是否存在浪费现象等。
财务部门应将办公用品的采购费用纳入公司成本核算体系，对办公用品的采购成本和使用成本进行监控和分析。如发现办公用品费用异常增长，应及时与行政部门沟通，查找原因并采取相应措施。
对于违反本制度的部门和员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、扣减绩效分数等。
八、附则
本制度由行政部门负责解释和修订。
本制度自发布之日起生效实施。
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一、目的
为了规范公司办公用品的使用管理，确保办公用品的供应满足工作需求，同时提高资源利用效率，节约公司成本，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司全体员工及所有办公区域。
三、职责分工
行政部
负责制定办公用品的采购计划、预算编制和供应商管理。
统筹办公用品的采购、入库、保管、发放和盘点工作。
监督和检查办公用品的使用情况，对浪费行为进行纠正和处理。
财务部
参与办公用品采购预算的审核，并负责办公用品费用的核算和报销审核。
根据行政部提供的数据，分析办公用品成本情况，为成本控制提供建议。
各部门
负责本部门办公用品的申请、使用和保管工作。
配合行政部进行办公用品的盘点和检查工作，教育和引导本部门员工合理使用办公用品。
四、办公用品的范围
一般办公用品：包括书写工具（钢笔、圆珠笔、中性笔、铅笔等）、办公用纸（打印纸、复印纸、便签纸等）、文件管理用品（文件夹、文件袋、档案盒等）、装订用品（订书机、订书钉、回形针、大头针等）、办公文具（笔记本、计算器、胶水、修正带等）。
办公设备及耗材：电脑、打印机、复印机、传真机、电话机、投影仪、碎纸机等设备及其相关耗材（墨盒、硒鼓、色带等）。
办公家具：办公桌、办公椅、沙发、文件柜、资料架等。
其他：清洁用品、饮用水、一次性用品（纸杯、纸巾等）、绿植等。
五、办公用品的采购
采购预算
每年年初，各部门根据本年度工作计划和办公用品使用情况，向行政部提交办公用品需求预算。行政部汇总后，结合公司发展战略和实际办公需求，编制公司年度办公用品采购预算，报财务部审核和公司领导审批。
在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整预算，由部门提出申请，经行政部审核、财务部和公司领导批准后执行。
采购申请
各部门根据工作实际需要，填写《办公用品采购申请单》，详细说明所需办公用品的名称、规格、型号、数量、用途和预计使用时间。对于办公设备和家具等大型采购项目，需附上详细的需求分析报告和选型建议。
《办公用品采购申请单》经部门负责人签字后，提交行政部。行政部根据库存情况和采购预算进行审核，对于符合要求的申请，列入采购计划。
供应商选择与采购
行政部建立办公用品供应商信息库，定期收集和更新供应商资料，包括供应商名称、地址、联系方式、产品价格、质量、服务等信息。
对于常用办公用品，行政部通过招标、询价、比价等方式，从供应商信息库中选择优质供应商，签订年度采购合同或框架协议。对于临时采购的办公用品，可在符合公司采购政策的前提下，进行单次采购。
采购过程中，行政部应确保所采购的办公用品质量符合国家相关标准和公司要求，价格合理，并要求供应商提供必要的售后服务。
六、办公用品的入库与保管
入库管理
办公用品到货后，行政部负责组织验收。验收人员根据采购订单、送货清单等对货物的数量、质量、规格、型号等进行核对，确保与采购要求一致。
验收合格的办公用品，应及时办理入库手续，填写《办公用品入库单》，记录入库日期、供应商名称、物品名称、规格、数量、单价、总价等信息。入库单一式三联，一联留存仓库，一联交财务记账，一联交采购人员存档。
对于验收不合格的办公用品，应及时与供应商联系，协商退货、换货或补货事宜。
保管要求
行政部设立专门的办公用品仓库，配备必要的保管设施，确保办公用品存放安全、有序。仓库应保持干燥、通风、清洁，温度和湿度适宜。
办公用品应按照类别、规格、型号等进行分类存放，便于查找和管理。对于贵重物品、易损物品和危险物品，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、标识警示等。
行政部应建立办公用品库存台账，详细记录办公用品的出入库情况和库存余额。库存台账应定期与财务账目进行核对，确保账账相符、账实相符。
七、办公用品的发放
发放原则
办公用品的发放遵循 “按需发放、节约使用” 的`原则，优先满足工作的实际需要，避免浪费。
对于非消耗性办公用品（如办公设备、家具等），实行登记管理制度，明确使用部门和责任人，使用期限内不得随意更换或报废。
发放流程
员工因工作需要领取办公用品时，填写《办公用品领用登记表》，注明姓名、部门、领用日期、物品名称、规格、数量、用途等信息。
一般办公用品由部门负责人签字同意后，到行政部领取。对于价值较高的办公用品（如办公设备、高档文具等），需经部门负责人和行政部负责人签字批准后，方可领取。
行政部根据《办公用品领用登记表》发放办公用品，并在库存台账上进行相应的记录。
八、办公用品的使用与维护
使用要求
员工应爱护办公用品，按照正确的方法使用，不得故意损坏或浪费。对于办公设备，应遵守操作规程，不得随意拆卸或更改设置。
在使用办公用品过程中，应注意节约，如纸张应双面打印、书写，尽量减少不必要的消耗。对于可重复使用的办公用品，应妥善保管，重复利用。
维护与维修
员工发现办公用品损坏或出现故障时，应及时向行政部报告。行政部根据情况安排维修或更换。对于办公设备的维修，应优先选择原供应商或具有专业资质的维修机构进行维修。
行政部定期对办公设备进行维护保养，延长其使用寿命。维护保养工作可由内部专业人员或委托外部专业机构进行。
九、盘点与报废
盘点
行政部每月末对办公用品进行盘点，编制《办公用品盘点表》，记录实际库存数量、账存数量、差异数量等信息。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的处理。
盘点结果应向公司领导和财务部报告，作为办公用品管理决策和成本核算的依据。
报废处理
对于因正常磨损、损坏无法修复或技术淘汰等原因不能继续使用的办公用品，由使用部门提出报废申请，填写《办公用品报废申请表》，经行政部和财务部审核、公司领导批准后进行报废处理。
报废的办公用品应按照公司规定的程序进行处理，对于有残值的物品，可进行变卖或回收处理，所得款项应上缴公司财务。
十、监督与考核
行政部定期对各部门办公用品的使用情况进行检查和评估，检查内容包括办公用品的使用是否合理、是否存在浪费现象、设备维护情况等。
根据检查结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对违反本制度的部门和个人进行批评教育和相应的处罚，处罚措施包括警告、罚款、扣减绩效分数等。
财务部定期分析办公用品成本数据，如发现成本异常波动，应与行政部共同查找原因，并提出改进措施。
十一、附则
本制度如有未尽事宜，由行政部负责解释和修订。
本制度自发布之日起生效实施。
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