合同档案管理制度（精选12篇）
随着人们法律意识的加强，合同的使用频率呈上升趋势，合同协调着人与人，人与事之间的关系。那么相关的合同到底怎么写呢？下面是小编帮大家整理的合同档案管理制度，希望对大家有所帮助。
合同档案管理制度 篇1
1.目的：
加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。
2.适用范围：
适用于采购部对内部文件及档案的控制。
3.职责：
3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。
3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。
4.档案管理办法：
4.1归档内容分类：
4.1.1采购内部文件的归档。
采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。
4.1.2公司其他部门提供的文件归档。
公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。
4.1.3外来或外放文件的归档。
供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。
4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。
采购部的台账、电子档的文件记录。
4.2档案保存期限：
4.2.1公司内部往来文件需保存3年。
4.2.2公司外部往来文件需保存5年。
4.2归档要求：
4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。
4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。
4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。
4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。
4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。
4.3档案调阅：
4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。
4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。
4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。
4.4档案销毁
4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。
4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。
4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。
合同档案管理制度 篇2
公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、制度
所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。
二、公司在业务经营过程中
收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。
三、合同档案管理原则
1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。
2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。
四、合同章管理原则
1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。
2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。
3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。
五、合同文档的管理要求
1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。
2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人员责任。
3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。
五、附则：
1、本制度自审批通过之日起实施。
2、本制度由销售部负责解释。
六、附件：
《合同档案登记表》
合同档案管理制度 篇3
为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：
一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。
二、企业合同管理人员应懂各种法律、法规，熟悉合同业务。
三、企业合同管理人员必须服从组织的安排，严格执行上级的有关规定，做好自己的本职工作。
四、企业合同管理人员，按时参加主管部门组织的合同管理工作业务培训，不断提高业务素质。
企业合同管理负责人工作职责
一、负责企业合同管理的领导工作。
二、组织指挥各有关部门全面履行合同义务。
三、负责企业合同签订的审批。
四、定期听取企业有关部门在合同管理和履行中的情况汇报，研究讨论合同管理和履行中存在的问题，并做出正确决策。
五、依据法律、法规和政策，结合本企业实际情况，负责组织制定合同管理制度，以及各种专项合同管理制度。
六、监督检查企业各项合同管理制度的实施。
七、讨论决策发生合同纠纷的解决方式和达到目的的要求。
八、组织学习《合同法》，开展“重合同、守信用”活动。
合同管理工作人员职责
一、合同管理工作人员必须认真履行自身职责，统一管理负责企业各部门签订的各种合同，对公司负责。
二、对企业各部门签订的各种合同依法进行审核登记、归档。
三、按有关规定及时、准确、全面填报合同统计表，并做出统计分析，定期向公司领导作出汇报。
四、做好对合同统一文本、合同专用章、《法人授权委托证明书》的发放和管理工作。
五、定期召开例会，组织学习有关《合同法》及有关法律法规，依据法律、法规和政策开展合同管理工作。
合同订立程序和审批制度
一、公司经理是本企业的法定代表，所有合同必须经理签订或经理书面授权者签订的合同方能生效。
二、公司各部门、各工程处无权对外订立合同，但可会同公司管理委员会、预算科、生技科、经理办公室与对方就合同的细则进行磋商后，报公司经理审阅签署。
三、公司与其他经济组织订立的施工合同要以《合同法》、《招标法》、《重庆市管理条例》及有关规定为准，做到内容具体、责任明确、文字准确、数据清楚，如有涂改，必须有双方在涂改处签章。
四、公司机具对外租借合同同公司后勤科负责填写后报经理签字，交租借方、公司财会科、行政科各一份，后勤科仓库留存一份。
五、除机具对外租借合同以外的其他合同，必须交公司经理办公室一份存档，交财会科、生技科、行政科各一份以便履约和结算。
六、建设工程施工合同签订之后，由公司管委会员、公司各科对公司内项目经理进行全面考查，分析后作出选择，报经理决定。
七、公司及工程处承揽的业务，不对外转包，原则上不对外分包，如有特殊情况需分包的，必须经企业法人代表批准后由公司管理委员会对外选择施工队伍并负责监督施工情况直至竣工验收。
八、公司内部基本建设和维修业务一律不对外承包由经理办公室负责工程造价控制和施工队选择、监督，直至验收后交付使用。
九、公司内部各部门之间的合同，单项工程承包合同如发生纠纷，由经理、公司管理委员会负责仲裁，经理办公室监督履行。
十、公司与外单位的合同如对方严重违约，经理交涉无效时，抓住有利时机，由经理办公室牵头进行仲裁或民事诉讼。在仲裁或诉讼中有关技术方面的问题由公司管理委员会协同解决。
十一、本公司职工如有违返本管理制度的，由经理办公室全面调查情况后，提交公司办公室给予各种行政处理和经济处罚，触犯法律的将移交司法机关处理。
合同档案管理制度 篇4
为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。
二、合同档案管理原则
1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交
1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理办法
1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
合同档案管理制度 篇5
第一条为了规范合同的签订和管理，维护公司及用户合法权益，保障用户资料及档案信息的安全，制定本制度。
第二条本制度适用于天然气安装合同、供气合同及大型用户的照付不议合同。
第三条用户合同具体包括:天然气用户工程安装合同、燃气报警器安装合同、城市燃气居民用户供气合同、城市燃气商业用户供气合同及大用户照付不议合同，可根据业务调整情况增减合同类别。
第四条符合正常业务流程的零散居民用户安装合同由业务人员与用户签订即可，对于商业用户安装合同、集体用户安装合同应由市场部经理审核签字，分批付款的安装合同由经营副总签字审批；供气合同由业务人员直接办理，未结清安装费用需要送气的由总经理审批签字；照付不议合同由经营副总草拟，总经理审核签订。
第五条合同内容要按规定填写，主要条款必须清晰完整，权责要明确。集体用户必须有联系人姓名和电话，有工期要求的要经过规划建设部测算后予以明确；分批付款合同一定要明确交款期限和工程安装内容步骤，大型用户涉及产权归属争议的由经营副总审核确定。
第六条天然气安装合同要严格按照物价部门确定的标准及预算部门测定的金额进行收费，业务人员不得违反公司规定擅自调整收费标准，不得多收或少收任何款项，严禁任何有损公司利益和声誉的行为。
第七条业务人员要严格按照规划建设管理部提供的《天然气用户送气通知单》和安装验收图纸办理开户手续，签订供气合同。
第八条用户开户后，要及时完善表务信息、地址信息、燃气具信息等，并打印用户信息。
第九条照付不议合同适用于上游天然气供应商和年用气规模在300万立方米或日用气规模在1万立方米以上（含）的工业用户、大型商业用户（集中采暖锅炉、大型中央空调）等，照付不议合同由市场部、财务部提供相关信息和数据，由经营副总经理草拟，总经理审核、签订。
第十条业务人员应定期将履行完毕或不再履行的合同及有关资料（包括有关的信函、图表、批件、预算及通知单等）按编号整理，交档案管理人员存档，用户档案的建立要全面、及时、准确，不得将用户档案和信息随意处置、销毁、遗失。
第十一条各类用户资料的查询要履行必要的手续，严禁泄漏公司和用户信息，具体规定由部门制定。
第十二条计算机上的用户信息由业务人员填写备份，后台管理由综合管理部网络管理员负责，要严格设置分级管理和查询使用权限，保障信息安全，保全公司利益。
第十三条本制度从20xx十月一日起执行。
合同档案管理制度 篇6
为了将公司档案纳入规范化管理，特制订本制度。
1、档案管理内容：
公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司档案室存档，以便备查，整理事记等。
2、档案登记：
档案室建立档案登记簿，将所有档案详细分类登记，分类管理。存档者须在登记簿上签名，方可将资料入档，否则档案管理员不予接受。
3、档案的查阅：
(1)任何人查阅档案，如需在档案室内短时间查阅可不打借条;如需在档案室之外查阅使用，必须打借条方可借给。每次最长时间不得超过五天。
(2)公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理员直接办理查阅手续。其他人员需查阅档案时，必须有本部门经理以上管理人员书面证明，方可到档案管理员处办理查阅手续。如遇特殊情况，必须由综合管理部经理批准证明方可查阅。
4、档案的保护：
(1)查阅者必须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。
(2)严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借，更不得遗失。如确实需要抄录和复制，必须由总经理签字的批准申请方可抄录或复制。
(3)微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名(复印签名视为无签名)的档案资料(特别是技术、设备、标准资料)打印、拷贝或复印。否则，对责任人每次罚款200元。
(4)任何档案严禁带出公司大门。如确因外出加工配件等须携带有关技术资料或图纸，必须由分管经理签字批准，保卫方可放行。否则，如被保卫查出未经分管经理批准蓄意带出者，须查明原因报综合管理部，并每次对当事人罚款200元-XX元。如保卫未查出，被带出公司以外而造成损失的，除对当事人罚款外，由当事人承担一切损失，同时对责任保卫失职罚款100元。未造成损失的，除对当事人罚款外，对责任保卫失职罚款50元。
5、公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等，员工外出学习时发放的学习资料，聘请师傅提供的技术资料、设备资料等，申请购买的技术资料等，必须在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续，否则每拖延24小时对责任人罚款50元。
6、需长期借出专人使用的，必须由专用人员写出书面借条，报总经理签名批准后借出，并由档案员办理登记手续。专用人员必须妥善保存，严禁外传、泄露秘密。否则，视情节轻重罚款1000-10000元，并承担公司一切损失。
7、人力资源科将公司人事资料、员工罚款资料建立微机档案，进行微机管理，并确保查询打印的资料完整准确无误。
8、档案管理员每年1-2月份对公司上年度在微机内存贮的规划、规章制度、人事资料、合同、协议、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、报告等具有可查考价值的文件资料分类整理拷贝，标明名目后，存档备查。
合同档案管理制度 篇7
第一章总则
第一条为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，特制定本制度。
第二条公司及公司下属各直属中心、法人单位及项目工程部对外签订的各类经济合同一律适用本制度。
第二章合同的签订
第三条签订合同的主体
1、订立合同的主体必须是公司及各法人单位，其他部门不得以部门的名义擅自签订合同。
2、订立合同前，应当针对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
3、公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司分管副总裁同意（非危险物品采购合同除外）。未经审批与非法人单位签订合同从而给公司造成损失的，由洽谈人和审批人承担相应的经济责任。
第四条合同的形式
1、订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济业务外，应当采用书面形式。
2、“书面形式”是指合同书、订单、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。
3、各法人单位在经营范围内应当以各法人单位的名义订立各类合同。
第五条合同对当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。
第六条对外订立经济合同，在约定争议解决管辖地时，原则上约定在我方所在地人民法院。
第七条对外订立经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章。
第八条订立合同应遵循洽谈、审查、批准的分权制约原则。公司合同实行谁洽谈、订立，谁履行的原则。
第九条工程建设、设备采购在合同签订前应由使用部门、技术部门等先行论证，确认后的论证资料作为合同的附件一并报审；无论证资料的合同洽谈部门有权拒绝签批。
第三章合同的审查批准
第十条合同在正式签订前，必须按相关规定及审批权限上报，经审批后，方能正式签订。
第十一条合同审批权限如下：
一、下列合同由各直属中心、法人单位的负责人审批、签发：
1、各直属中心、法人单位在职责权限内为从事正常经营活动所签订的一般合同，由各直属中心或法人单位负责人审批、签发，并承担相应的法律责任。
2、技术中心分管的采购合同，标的额在100万元以下，预付定金或预付货款在20万元以下的，可由副总裁授权采购部负责人审批、签发。
3、项目工程合同由项目工程部负责洽谈（技术含量较高的工程项目，由项目工程部邀请技术部门和使用单位人员共同洽谈），草拟合同文本，填写《合同签约申报表》，提请各使用单位所属中心分管副总裁或各法人单位负责人审批、签订。
二、下列合同由公司分管副总裁审批：
1、有给付内容的合同，标的额为100－500万元的；
2、预付定金或预付货款20——50万元的；
3、非标设备采购，标的超过5万元的；
4、年度合同；
三、下列合同由总裁审批：
1、给付金额达到或超过500万元以上的合同；
2、预付定金或预付货款50万元以上的；
四、下列合同由执行董事审批：
1、山松、热电、牧业、医院洽谈的合同达到总裁审批标准的报执行董事审批。
2、合资经营合同；租赁厂区合同；对外投资、融资借款合同；无形资产转让合同；技术引进、合作、转让合同；以及其他对企业经营可能产生较大影响的合同等。
五、涉及重大、复杂事项的合同订立前，洽谈单位应通过专业审查部门，组织法律审查部门、批准人等有关单位和人员召开合同洽谈审查会，对合同原本进行会审。
第十二条合同的审批程序如下：
1、申报。各单位对外签订合同时，应事先填写“合同签约申报表”，随同合同初稿及有关资料、附件等，一并上报法务室审核。
2、审核。对送审的合同，法务室应认真审阅，必要时可进行调查研究，或通知申报单位补报材料。最后作出：可签发、不可签发或需进一步谈判（应提出谈判的具体要求和注意事项）等审核意见。
3、批准。法务室审核后，签批人在合同签约申报表上批写意见后，该表连同其他材料发还申报单位，由承办人按审批的意见办理。
4、采用本公司标准合同文本的可不报法务室审核；合同文本有修改、采用对方合同文本或约定有定金、预付款的合同，一律报法务室审核。
5、审核批准时间
（1）较为简单的合同应在一个工作日内完成审查工作；
（2）较为重大的、复杂的合同，应在三个工作日内完成审查工作；
（3）重大、复杂的合同，应在五个工作日内完成合同的审查工作。
第四章合同的履行
第十三条合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。
第十四条各中心或法人单位应根据合同编号建立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。
第十五条有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向合同签约批准人汇报并通知法务室。
第十六条合同生效后应将合同原本一份送财务部门，财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：
1、应当订立书面合同而未订立书面合同的；
2、收款单位与合同对方当事人名称不一致的。
第十七条合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。
第五章合同的变更和解除
第十八条变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、法务室等相关职能部门负责人和合同签约批准人审核通过方可。
第十九条变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。
第二十条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。
第二十一条合同变更后，合同编号不予改变。
第六章合同纠纷的处理
第二十二条合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，由洽谈单位和使用单位负责处理。洽谈人和使用单位对纠纷的处理必须具体负责到底。涉及公司内部几个单位的，应在内部协调好，做好配合工作，统一意见，可成立一个由各单位代表组成的纠纷处理小组，由洽谈单位为主负责处理合同纠纷。
第二十三条需要法律帮助的合同纠纷，可提请公司法务室协助解决，有关单位必须主动提供所有相关的证据材料并协助配合。
第二十四条对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方公章或合同专用章。
第二十五条合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档。
第七章合同的管理
第二十六条公司对合同实行二级管理、专业归口制度、合同专用章制度及基础管理制度。
第二十七条公司合同的二级管理具体是：
一级：公司由总裁总负责，分管副总裁具体负责分管领域，归口管理部门为法务室。
二级：公司下属各直属中心、法人单位由本单位负责人负责，归口管理部门为各相关部门和法人单位。
第二十八条法律事务室在合同管理方面的主要职责：
1、负责管理公司的各类合同；
2、审查合同内容的合法性、合同条款的严密性；
3、负责对委托人和有关人员进行法律培训；
4、负责考评公司下属各部门、法人单位的合同管理工作，总结交流经验教训，提高合同管理水平；
5、配合办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项；
6、配合处理合同纠纷；主持或参与合同纠纷的仲裁、诉讼活动；
7、参与有关合同的谈判、签约、履行等工作；
8、管理公司合同章、授权委托书；
第二十九条公司各直属中心、法人单位合同管理的主要职责：
1、洽谈、起草合同，论证合同的可行性。
2、建立合同档案。严格按照档案管理办法管理合同档案。
3、建立合同管理台帐。各单位应根据合同的不同种类，建立合同的分类台帐和总台帐。台帐的主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、标的额、对方单位、履行过程、交接情况、验收及备注等。台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。
4、负责审查本单位签订的合同的合法性、严密性和可行性；对须报请公司或有关机关审批、签证或公证的合同，办理申报手续，提出初步意见。
5、根据实际情况，制定本单位合同管理的实施细则，采取切实措施，搞好合同管理工作。
6、参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动。
7、应由专门（或兼职）人员统一管理合同及合同类函件，并将管理合同的部门及负责人或人员名单、联系方式报公司法律事务室备案。
第三十条洽谈人的主要职责：
1、在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；
2、对所签订合同的合法性、严密性和可行性负责；
3、对须报请上级部门审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；
4、对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应立即上报，并积极想办法解决，对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好；
5、负责保管好或委派专人保管好本人所签合同的一切资料；合同履行完毕后应立即将资料归档。
第三十一条实行合同专用章制度。合同专用章由公司统一刻制、编号和颁发。合同专用章应妥善保管。公司及各法人单位对外签订合同所加盖的印章，一律使用合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，由此所引起的责任由有关责任人承担，造成严重损失或纠纷的`应对相关人员予以处罚。
公司总部所有法人单位的合同专用章及驻外法人单位的合同专用章由公司法务室保管；驻外分厂法人单位原财务部门保管的合同专用章仍由其保管。第三十二条奖励与处罚
1、与合同洽谈、订立、履行、审查相关的公司部门，应严格按照本制度履行相关职责，未按相关制度履行的，将按公司制度进行处理。
2、公司合同法律审查部门、专业审查部门、财务审计部门对合同业务活动行使监督权。对合同业务活动中存在的错误行为有纠正的权利和职责。
3、公司合同业务的具体工作人员在从事合同业务活动中，有保守公司商业秘密，及时主张合同权利而不超过时效，维护公司合法权益的职责。在合同业务活动中因玩忽职守致使公司遭受重大损失的责任人应酌情承担责任。
第八章附则
第三十三条在报批合同时，应将项目立项申请书随同合同一并报批。
第三十四条公司涉及劳动关系的建立、变更、终止等相关事宜的合同管理，由公司有关部门另行制订相应的管理办法。
第三十五条本《制度》自公布之日起实施，由公司法务室负责解释。
合同档案管理制度 篇8
一、总则
1、为了使公司合同管理更加规范、全面、及时，特制定本制度
二、合同的总类
1、采购合同：华为、第三方采购
2、销售合同（订单和到货确认书）：移动、电信、联通
3、第三方采购：同行业之间的采购
三、销售合同管理
1、综合部物供发货必须以行政部所发的电子订单为凭证，否则不以发货。
2、如无订单但又需紧急发货的，需有业务人员填写申请书（申请流程：客户经理－部门经理－综合部经理－采购物供－行政OA备档－客户经理）
3、公司订单传真或通过其它方式传过来，先由行政部备电子档，并发市场部助理和综合部物供一份，且抄送至市场部经理，综合部经理和技术部经理。
4、采购物供将客户公司签字确认的到货确认书，以电子档形式发送至行政部备档和市场部业务助理，且抄送至综合部经理。
四、采购合同、第三方采购合同
1、采购申请人将由双方盖章签字的采购合同报综合部行政备档
2、采购申请的OA流程：采购申请人－部门经理－总经理－财务－采购申请人－行政部备档
五、每月底由市场部助理、综合部物供和行政对订单、到货确认书进行核对，以保证订单的完整性。
公司所有人使用合同公章，都先填写《合同公章使用明细表》（明细表内容包括；姓名、使用时间、使用事由、合同名称），每月月底由公章保管人将合同公章使用明细表，发送至综合部一份，由综合部进行整理，有需要备档的合同与公章使用人沟通。
合同档案管理制度 篇9
村级集体资产资源的处置、工程项目的发包形成的经济关系，必须签订合同，明确双方的权利和义务，保护双方的合法权益。
一、合同的订立
1、村集体经济组织进行经营项目处置时，必须通过“五议五公开”民主决策程序进行竞标。
2、标的物的承受方可以是本组织内或本组织外的个人、个人合伙、农户、联户、专业队组、集体经济组织和法人单位等，在签订经济合同时应当具体写明。
3、处置方和承受方应当签订书面合同。镇农村集体“三资”委托代理服务中心应当为当事人签订合同提供指导服务。
4、签订书面合同时镇纪委、“三资”委托代理服务中心、村务监督委员会应全程监督。
5、已经订立的经济合同，村委会要及时登记造册，并将收取的合同款项及时存入“三资”委托代理服务中心。
二、合同的鉴证
签订的经济合同需要鉴证的，当事人应当提供合同文书、合同当事人或委托代理人身份证明和资格证明、其他有关证明材料，向县级农村经济合同管理机构申请鉴证。
三、合同的登记
合同的承受方将其承受项目的全部或部分转包给第三者，与第三者签订的转包合同，以及将其权利和义务的全部或部分转让给第三者，与第三者签订的转让合同须经发包方书面同意，由承受方在一个月内向处置方所在地农村集体“三资”委托代理服务中心提出申请。同时提供原承包合同（原承包合同经鉴证或公证的，包括鉴证或公证证明）、转包合同或转让合同文本、发包方书面意见、其他有关证明材料。经审核符合登记条件的，应予登记，对不符合登记条件的，不予登记，并向当事人说明不予登记的理由，同时在转包或转让合同文本上注明。
四、合同的档案管理
农村集体经济合同一式四份，村委会、承受方、镇纪委、镇“三资”委托代理服务中心各一份。合同档案镇“三资”委托代理服务中心应指定专人统一管理，并建立档案借阅审批制度以及档案安全保管制度，防止档案遗失和受损。对所有应当保存的合同档案要按时间顺序装订成册，编号归档保存。
合同档案管理制度 篇10
第一章总则
第一条为了加强对合同的管理，明确工作职责和管理权限，维护合同的合法性和严肃性，依据《中华人民共和国合同法》及其他相关法规的规定，结合公司的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度所称的合同，是指公司与其他法人、自然人或组织之间采取书面形式订立的，具有法律约束力的合同、协议、备忘录及有关修改前述文件的文书、图表、传真等各类合同文件，以及具有合同性质的意向书、协议书等其他书面文件。
第三条本制度所称的合同管理，是指公司及公司职能部门依法订立、变更、解除、转让、履行、终止以及审查、监督、归档、控制等一系列管理行为的总称。
第四条本制度适用于以本公司名义所签定的一切合同、协议、以及相关的要约、承诺等法律文书。
第二章合同管理机构和职责
第五条公司合同管理采取归口管理与分类负责相结合的形式：
（一）公司行政人力资源部是公司合同管理的归口部门，并负责所有外签合同的归档和保管；同时，负责与行政及人力资源相关合同的管理和签订；
（二）公司合同成本部根据经营部招投标情况，负责工程施工合同及内部承包合同的管理和签订，以及对外所有工程合同的归档、保管、传递、报批；
（三）公司其他职能部门依据本部门工作职责，负责相应合同的管理和签订，并报行政人力资源部存档。
第六条合同管理职责
（一）职能部门职责：
1、指定专人保管合同文本，未经公司（执行）总经理或分管副总书面同意不得擅自借出；
2、贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规等有关规定；
3、参与管辖范围内合同的论证、起草、谈判和签订工作；
4、对管辖范围内合同履行情况进行监督和指导。
（二）合同管理人员职责：
1、协助合同承办人员依法签订、变更、解除合同；
2、检查合同履行情况，制止不合法律规定的合同行为；
3、负责登记合同台帐，建立合同档案；
4、依法参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动等。
第七条合同谈判必须有公司领导（或授权）、相关部门负责人及有关人员至少2人以上共同参与，个人不得直接与对方谈判合同。
第三章合同签订与审核
第八条合同正式签订前，必须依据《合同审批表》（附后）由公司领导、相关职能部门经理、法律顾问等，依其工作职责对合同文本进行评审，共同做好合同管理工作。
第九条合同采用书面形式。根据种类和内容尽量选用工商管理部门规定的示范、推荐文本；如不适用可自行拟定合同，拟定合同原则上应具备以下条款：
（一）当事人的名称或者姓名和住址；
（二）标的；
（三）数量；
（四）质量；
（五）价款或者报酬；
（六）履行期限、地点和方式；
（七）违约责任；
（八）解决争议的方法；
（九）其他约定事项等
第十条除合同履行处在我方所在地外，签约时应将协议、合同写入由我方所在地人民法院管辖。
第十一条合同的签订必须审查对方当事人的主体资格、资信情况、履约能力，《法定代表人身份证明书》、《授权委托书》、《营业执照》等有关文件，对方资信不明的，应要求对方提供相应的担保，否则不能与之签订合同。
第十二条合同必须由公司法定代表人或者授权的委托代理人签订，其他人员无权办理：
（一）委托代理人签订合同的，原则上须由法定代表人签发《授权委托书》，加盖公司公章。
（一）委托代理人代表公司签订合同，必须在授权范围及期限内行使代理权，禁止越权代理，否则所签订的合同无效。
（三）委托代理人履行如下职责：
1、在授权范围内负责谈判和签订合同；
2、对签订的合同的可行性、真实性、有利性负责；
3、对须报请上级审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；
4、对签订的合同的全面履行具体负责；履行中发现问题应及时上报，并负责妥善处理合同纠纷或协助有关部门处理；
5、保管本人签订和负责履行的合同的一切资料，合同履行后应及时将资料送交行政人力资源部归档保管。
（四）《授权委托书》只限本人在签订合同时使用，不得涂改、转借和代作他用。
（五）委托代理人因工作调动或退休的，法定代表人应责成行政人力资源部及时收回《授权委托书》。
（六）委托代理人实施损害本单位合法权益的行为或不再适宜担任委托代理人的，法定代表人有权随时终止委托代理关系。
第四章合同的履行、变更、解除和纠纷的处理
第十三条合同生效后应当全面履行。合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准，没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续等为准。
第十四条合同管理部门要适时了解合同履行情况。如合同不能履行，应依法及时采取措施，避免或减少损失。遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并妥善保存有关资料和证据。
第十五条发现对方不履行或不完全履行合同时，合同管理和执行部门除书面催促对方继续履行外，应当立即将对方情况及时报告公司分管领导或执行总经理，以便采取相应措施。
第十六条有确切证据证明对方有下列情况之一的，须及时向公司领导报告或提出中止合同履行：
（一）经营状况严重恶化；
（二）转移财产、抽逃资金以避免债务；
（三）丧失商业信誉；
（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情况；
（五）其他严重违约导致合同无法正常履行等。
对中止履行合同的，应当及时通知对方。中止履行后对方在合同期限内未恢复履行能力的，可以依法解除合同。
第十七条当事人可以依法变更合同：
（一）当我方需要变更合同时，应书面通知对方，说明理由并取得对方同意，签订变更协议。
（二）对方要求变更合同时，如果同意变更亦应签订变更协议；如果不同意变更，应立即书面通知对方。因变更合同造成我方损失的，应当向对方提出索赔。
第十八条当事人可以依法解除合同。
（一）当需要解除合同时，应书面通知对方并说明理由。
（二）当接到对方要求解除合同的通知时，应立即回复对方，表明我方意见。因解除合同造成我方损失的，应向对方提出索赔。
第十九条发生合同纠份的，应按我国《合同法》等有关法律法规和本制度规定妥善处理。
第五章合同档案管理
第二十条合同档案的范围包括合同文本、与合同有关的资信状况调查、谈判纪要、意向书、公证书、担保书、授权委托书、往来文书、信函、电报、传真、电话记录、视听资料、图形、照片以及其它各种相关凭证等。
第二十一条归档的书面合同及附件，由公司行政人力资源部和合同管理部门保存原件；其他相关部门原则上提供复印件，特殊情况需要原件的须于合同签订前告知合同签订部门。
第二十二条合同订立后，须于10日内完成对合同文本和有关材料的整理和立卷工作，并妥善保管，防止丢失损毁；在合同履行完毕10日内，负责将合同文本及有关材料的卷宗归档保管。
第二十三条合同档案管理其他规定：
（一）合同管理员负责统一编号、装订和存档，合同承办人员不得私自保管合同文本及有关资料。
（二）一般合同档案保存为10年，重大合同档案应当永久保存。
（三）借阅和复制合同档案必须按规定办理手续，严防丢失。
（四）未经审核或未按审核意见修改的合同，不得送交法定代表人或委托代表人签字，印章管理部门不得盖章，财务部不得拨款结算。
第六章合同印章管理
第二十四条合同印章主要指公司印章和合同专用章，部门和项目部印章未经授权一律不准对外签订合同，否则将按违规违法行为追究相关人员责任。
第二十五条合同专用章仅限于签订合同使用，并由公司授权行政人力资源部统一刻制、编号和管理，严禁员工私自刻章和使用。
第二十六条公司行政人力资源部应当在法定代表人或其授权委托代理人签字批准的正式合同文本上用印。未按规定进行审核和未经法定代表人或其授权的委托代理人签字批准的合同不得用印。
第二十七条严格执行先签字后盖章制度，禁止在空白合同用纸或其它空白纸上加盖合同专用章，特殊需要的应当经法定代表人批准，并由合同管理员登记、编号、回收，严防丢失。
第二十八条合同印章原则上不得携带外出使用。确因工作需要，必须带合同专用章到异地使用的，应当由借用人员填写《合同专用章借用登记审批表》，经法定代表人签字批准方可办理。合同印章借用完毕，应当按时交回行政人力资源部。
第二十九条对于违反本制度使用印章的，按有关规定追究主要负责人和直接责任人员的责任，并承担相应的经济、法律责任。
第七章合同监督检查
第三十条合同监督检查是促进企业管理工作规范化的重要手段，公司领导要组织有关人员定期、不定期检查并考核合同成本部合同管理情况，确保合同依法订立和顺利履行，防范合同纠纷
第三十一条合同监督检查的主要内容有：
（一）合同管理制度实施情况；
（二）合同管理台帐及档案建立情况；
（三）合同签订与履行情况；
（四）合同纠纷处理情况；
（五）合同管理人员的教育培训情况等。
第三十二条履行监督检查职责时，受检查部门要如实提供与检查事项有关的资料，并对有关检查事项涉及的问题作出解释和说明。
第三十三条公司根据检查情况，有权对受检查部门作出如下处理：
（一）对在订立、履行合同和合同管理工作中，违反本办法造成经济损失部门和个人，追究其相应的责任；
（二）对在合同管理工作中存在问题的部门和个人，给予通报批评或相应经济处罚及行政处分；
（三）对在合同管理工作中成绩显著或为企业避免、挽回经济损失的单位和个人，按有关规定给予表彰或奖励。
第八章附则
第三十四条本制度自公布之日起试行，解释权归公司行政人力资源部。
合同档案管理制度 篇11
第一节总则
第一条为保护合同当事人的合法权益，加强公司合同管理，规范合同法律行为，减少合同失误，提高经济效益，根据国家《中华人民共和国合同法》及其他有关法规的规定，结合本公司的实际情况，制订本制度。
第二条凡以公司名义对外签订的各类合同（包括协议）一律适用本制度。
第二节合同的管理部门
第三条合同管理责任部门与相关管理部门
（一）财务部为公司各类合同的总管理责任人，即合同管理责任部门。
（二）合同相关管理部门及职责：
1、销售部门负责产品销售类项目合同的签订与履行；
2、供应部门负责生产原材料物资采购合同的签订与履行；
3、设备部门负责各类生产设备、设施购进合同的签订与履行；
4、财务部门负责公司房地产类合同的签订与履行；
5、人力资源管理部负责人力资源方面合同的签订与履行；
6、综合办公室负责日常办公用品采购及上述五部门未涵盖合同的签订与履行。
第三节合同的原则与内容
第四条合同签订原则
（一）签订合同应在公平原则的前提下，确定各方的权利和义务。
（二）当事人订立、履行合同，应当遵守法律、行政法规，尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序，损害社会公共利益。
（三）不得签订违反法律、行政法规的无效合同。
第五条合同的基本内容
合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：
（一）当事人的名称或者姓名和住所；
（二）标的；
（三）数量；
（四）质量；
（五）价款或者报酬，付款方式；
（六）履行期限、地点和方式；
（七）违约责任；
（八）解决争议的方法。
当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。
第四节补充协议与合同的修改
第六条对于合同中未尽事宜可以签订补充协议，补充协议与正式合同具有1 /3同等法律效力。
第七条对于原材料供应在总体合同不变的前提下，价格随行就市调整亦必须签订专门的价格补充协议，与正式合同一并履行并归档备查。
第八条合同经双方协商后可作修改。修改好的合同必须注明原合同废止条款。
第五节关于口头合同（协议）
第九条公司不以口头合同（协议）作为履约依据。所有的履约依据必须是书面形式、双方签字生效的文本文件及其相关附件。
第十条对于销售中少量的销量（一般以商砼300立方左右为限）及现金交易等口头合同，必须以《销售合同评审表》予以登记并由分管领导批复后作为履约依据方可履行。本《销售合同评审表》与正式合同具有同等法律效力，其保管、存档从正式合同管理规定。
第六节合同的签订
第十一条当事人起草合同文本并经分管领导初步审查确定之后，必须按流程组织合同评审。销售项目按《销售合同评审表》、物资采购项目按《物资采购合同评审表》所列流程执行，合同评审表会签后方可进入正式合同签订程序。
第十二条合同的签订应由公司法定代表人或法定代表人的委托人（即法人代表）、总经理或总经理授权人签字方具有法律效力。
第十三条合同签字后必须加盖公司合同专用章方可生效。
第十四条公司合同专用章由公司财务部门负责保管，合同专用章管理与使用按《公司印章管理规定》执行。
第七节合同的存档
第十五条合同签订后，当事人应在当日将合同正式文本交付财务部存档，同时，财务部复制合同影印件交当事人，双方在《合同交接表》上签字确认。《合同交接表》由财务部制发、填写、保管，作为各类正式合同的目录备案。
第十六条各部门所存合同影印件为履行合同的法律依据，与正式合同文本同属公司商业机密文件，各部门必须指定专人负责管理。
第十七条存档要求：
（一）合同完整齐全，每一份合同包括合同正本、副本及与之有关的文书、图表、传真件以及相关单证等附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。
（二）财务部对所有公司对外签订的各类合同实行统一编号，各合同存档部门应建立合同管理档案，作好合同存档、移交等记录。
第十八条财务部每季度组织专人对各部门合同管理档案的完整性、准确性进行检查、监督、整改，对管理不善者配合人力资源部予以考核。
第八节合同的履行
第十九条合同的履行由合同相关管理部门与当事人负责，主要检查监督合同履行全过程是否按合同约定条款执行。
第二十条合同履行过程中如发现履约偏差，合同相关管理部门与当事人必须及时报告上级并提请双方作偏差修正。
第二十一条合同履行中如发现合同条款疏漏，需及时起草并按合同签订流程签署补充协议对合同予以严密规范。
第二十二条对于无法履行、必须提请诉讼的合同纠纷，由合同相关管理部门与当事人负责组织材料并进入法律程序。
第九节合同的借阅
第二十三条借阅程序、责任
（一）合同借阅人限于总经办人员及部门经理。
（二）因工作需要借阅合同档案，须填写“合同档案借阅单”，注明查阅合同档案的名称、编号、查阅人等。经合同存档部门经理签批后方能借阅，当天借阅当天归还，归还时应认真核对，如需延期须办理续借手续。
（三）阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
（四）如借阅期间合同遗失，公司将追究其行政及经济责任。
第十节附则
第二十四条如有违反上述规定者，公司将视情节严重对当事人予以考核处罚。
第二十五条本制度最终解释权、修改权归属财务部。
第二十六条本制度自发布之日起施行。
合同档案管理制度 篇12
一、基本原则
1、为了加强合同管理，切实保证合同的全面履行，维护企业的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《建筑法》及相关法律、法规，结合企业实际情况，制订本办法。
2、严格执行公司合同签订程序和工作要求。
3、严格履行合同条款，维护企业形象。如发生争议，要积极寻求解决办法，做到不卑不亢、坚持原则、有理有节。确实得不到解决，要及时向公司汇报。
二、工程施工合同
1、工程施工合同在工程中标后工程施工合同由公司总经理、工程部正负经理、项目负责人负责与建设方洽谈，并签署建设工程施工合同。
2、合同的主要条款商定后，由公司项目负责人负责起草文本，交由公司总理、工程部经理审核，保证合同的公平公证性。
3、施工合同在双方签字并盖章后，交公司工程部一份进行备案。
三、内部合同的签订
1、在总工程施工合同签订后，公司工程部经理、经营部经理与项目负责人进行洽谈：公司管理费总额、如何交纳；公司管理人员的配合、公司的配合；工程施工质量要求、施工安全要求、进度要求。
2、所有事项都洽谈完成后，项目负责人与公司签订施工承包合同内部协议，本协议一式叁份，公司两份存档。
3、工程部副经理监管项目负责人与各劳务公司（或分包队）签订的劳务合同，对于劳务合同中不合理条款可建议修改，确保维护双方的正当权益。
4、由公司与项目签订的材料担保及供应合同，应根据工程进度严格履行，及时提供材料供应情况（由公司派驻工程管理人员负责汇报），协同财务部门及时结账。
四、所有工程合同、协议必须及时存档备案统一编号专人保管；并做好保密工作。
对于工程中查阅合同及协议内容时必须经工程部副经理同意，查询完毕后及时归档；原则上不得带出公司。
【合同档案管理制度】相关文章：
合同档案管理制度范文（精选10篇）06-23
人事档案挂靠合同模板06-28
寄存档案合同范本02-06
档案保管合同范本（精选4篇）04-11
人事档案保管合同范本11-02
毕业生留存档案保管合同范本12-15
档案实习报告12-05
述职报告(档案)精选06-10
档案工作的心得06-14