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信息化建设论文
信息化建设指品牌利用现代信息技术来支撑品牌管理的手段和过程。随着计算机技术、网络技术和通信技术的发展和应用,企业信息化已成为品牌实现可持续化发展和提高市场竞争力的重要保障。下面小编给大家带来信息化建设的论文,欢迎大家阅读。
信息化建设论文篇1:
档案信息化建设
【摘要】随着信息化的发展,传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要,电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用,在信息化条件下如何创新档案管理工作是档案工作者面临的新课题。
【关键词】档案管理 创新
在现代档案管理中,人们较多谈论的是常规的档案管理方法与理念,而伴随着信息时代的到来,无论在现代社会活动还是个人生活中,通过各种途径传递到个人手中的资料越来越多,而使用最为方便地要数电子信息类档案资料了。人们对信息的使用与管理已不仅仅局限在常规的专业化档案管理范畴,越来越多的经过电子计算机处理的资料、数据等已不断的膨胀,也给档案管理工作提出了更新、更高的要求。档案管理工作的信息化是现代社会发展的必然趋势,也是档案事业发展的方向。因此,做好新形势下档案管理创新工作,是我们每一个档案管理人员需要认真思考的问题。
一、档案工作的创新是推动档案事业发展的动力和源泉
现代社会的科技创新和高新技术成果的应用对人们的思想观念、思维方式和管理观念的更新发生了深刻的影响,也使档案人员的科技观念、创新意识、基本素质得到了显著提高。目前,档案工作已经实现了从守摊型向开拓型,从封闭型向开放型、从经验型向科学型转变,档案管理规范化水平在不断提高,为档案管理现代化进程和档案事业发展提供了强大的科学技术支撑。jzm同志曾指出:“创新是民族进步的灵魂;是国家兴旺发达的不竭动力。”创新也是档案工作保持蓬勃生机的力量源泉,档案工作更要与时俱进、开拓创新,以创新思维指导档案工作实践,更好地适应新时期经济快速发展的要求。实践经验告诉我们:如果没有档案的科技创新,就没有档案的科技进步;如果没有档案的机制创新,就没有档案事业的发展。因此,档案工作创新应该是全方位的,必须从观念、模式、理论、科技、服务、人员素质等六个方面对档案工作进行全面的创新,以促进档案工作的整体发展和提高。
二、对档案管理工作创新的几点思考
(一)档案管理工作的观念创新
档案工作要想适应新时期经济社会发展的需要,就要服务经济建设,服务企业发展。档案工作的生命力在于服务,因此,首先要树立服务大局的观念。要把为单位中心工作服务作为重点,确立服务的主攻方向,取得服务的主动权。从档案的利用情况看,我们的服务工作做得不够到位,档案利用率较低。其次,要树立档案事业的发展观。要从各个方面拓宽档案利用渠道,使各种档案资源合理流动,形成档案工作整体合力和规模效应,要把档案工作融入到单位各项建设事业中,与单位管理发展同步,不断扩大档案工作的发展空间。
(二)档案管理模式的创新
传统的档案管理,就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体,以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程,其工作量巨大,步骤也繁琐。因为存储量大,档案管理部门不能对已经归档的档案材料,进行信息的提炼和加工处理,档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进,特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境,现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前,档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要,从实体档案管理转变为对信息资源的管理,以信息为管理对象,对形成的各种门类的档案进行数字化加工,利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源,档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值,它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;它能创造最佳的社会效益和经济效益,使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。
(三)档案工作的理论创新
一是研究对象的转变。近年来档案馆丰富的创新实践为理论研究拓展了新的空间,如档案馆功能的开发,接收、征集档案内容和做法上的突破,鉴定工作的进展,现行文件阅览窗口的开设等,都应该从理论上加以总结、概括和升华。二是从实体管理研究向信息资源开发研究转变。档案目录中心的构建、档案网络的运行等,是进行这种转变的重要基础。档案信息开发的模式、机制、方法以及用户的特征、类型、层次、需求等应该成为档案理论研究的新内容。三是从研究手工操作向研究计算机网络管理转变。随着办公自动化、档案数字化工程的推进,原来人工完成的档案从产生到管理的各个环节,已由电子计算机等现代化技术来完成或辅助来完成,因此,电子档案信息的收集与整理、保存与归档、管理与利用、保密与安全是目前需要研究的问题。
(四)档案工作的科技创新
要建立有效的信息系统,充分、合理、安全地使用电子档案,必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统,为此,档案管理部门要做好以下几项工作:首先,改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程,使之适应档案信息管理的需要;其次,依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次,在信息系统中建立完善的内部控制制度,确保档案的安全。
在信息时代,档案部门的功能将由传统的以档案实体保管为中心转变为以档案信息管理为中心。要加快档案信息化建设,以信息化带动档案基础工作发展。随着单位的网络建设、办公自动化系统及各种数据库建设达到一定水平后,需要利用网络组织管理政务信息,提供信息检索,实现信息共享,档案信息化为档案资源的“重组”和利用提供了很好的机遇。
在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念,改变传统的档案管理模式,就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统,使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求,为经济建设和社会发展服务。
信息化建设论文篇2:
档案信息化建设
摘要:信息化是当今世界经济和社会发展的趋势,档案信息化建设已成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。加快档案信息系统化建设,实现档案工作各个环节的计算机化,是实现档案系统整体功能的基础和手段。
关键词:档案 信息化 建设
一、档案信息化建设的涵义
档案信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息,它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化一是狭义上的信息化,就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化,就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以,档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下,一方面促进档案本身信息进入社会交流系统,在社会中广为传播;另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用,在社会中传播,广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的,而是相互联系,相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用,狭义的档案资源信息化,必然与社会发生普遍的联系,必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播,形成另外形式的信息,即广泛意义的档案信息化。
二、促进档案信息化建设的建议
1、档案工作人员要树立档案信息意识。马克思主义哲学认为意识具有能动性,一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响,成为档案信息化建设的基本推动力。所以,档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量,他们的能动性事关信息化建设的成败,只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识,认识到档案信息化建设的重要性,档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心,才会主动关心档案信息化建设事业,认真做好信息化过程中的各项工作,主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合,促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合,共同发展。
2、提高档案信息化水平技术。第一,配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善,可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广,逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。第二,档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作,对各职能部门每年移交的大量成果档案资料,边整理边输入,从信息源头抓起,建立统一的数据格式标准,实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式,避免重复劳动,不但能节约人力和财力,而且也会大大加快档案信息数字化的进程。第三,对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准,对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次,对档案信息使用者进行网上身份验证,对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限,以保障软件系统的安全。
3、提高档案信息管理水平。信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进,使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今,在计算机管理渗透的形式下,计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网,添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等,在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。第一,随着电子文件的大量产生,如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年,国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》,要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此,选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件,有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。第二,档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。制定档案信息化管理的有关标准,推广档案管理应用软件,加强电子文件和电子档案的管理,做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用,保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效,建立、规范、联通各局域网络,建立档案信息网络,实现馆藏档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,信息化的实现不是档案馆(室)某一部门的工作,也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的,它需要多专业配合、多部门协作以及所有档案人员的积极参与及配合。档案系统的工作只有克服困难,迎头赶上,与其他行业同步发展,才能适应社会和时代发展的需要,更好地服务社会。
参考文献:
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信息化建设论文篇3:
浅谈档案信息化的建设
档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平,重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论,确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,以现代化管理学为理念以服务社会为宗旨,其核心是发展档案业务,提高档案的现代化管理水平,实现档案信息的社会化服务,造福于各行各业。
[关键词]档案;信息化;建设
一、档案信息化建设是新时期档案工作的客观需要
档案信息化是档案工作的一场革命,是传统档案走向现代档案的一个重要标志。
二、档案信息化建设的益处
档案信息化的益处主要有以下方面:可充分利用和发挥现有计算机的潜能,提高利用率,减少人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备得到物尽其用;信息化电子档案能够代替原件使用,保护档案原件,避免因频繁的整理、调阅对原件造成的损坏,同时可以对原始档案进行永久性真空密封保存,更好的保护档案原件。缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性,档案信息电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用计算机的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献;档案信息电子化,还可实现一次投入,多次产出,信息成果可多份拷贝,这样就扩大了档案信息的社会影响,拓宽了服务范围。
三、档案信息化建设的必然性
档案信息化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源,其重要性正日益凸显出来。
第一,档案信息化,可改善档案管理工作。只有实现档案信息化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。
第二,形势发展的需求。21世纪是信息化的时代,一般档案馆都藏有数十万卷档案资料,数百万件档案文件,是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库,这样一大批浩如烟海,珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用,充分实现信息共享,就失去了档案留存的意义。近年来,档案载体逐渐并迅速地被磁盘、光盘所取代或更替,电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题,那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段,而解决这个问题的途径只有一个,那就是档案的信息化建设。
第三,社会强烈需求。当今,人们的时间意识越来越强,领导做出重大决策需要迅速、准确;各职能部门工作查考要求快速及时;社会广大公众对档案信息需要量不断增加,那么要了解这些详细内容恰恰只有档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所,这就迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段,以现代化、多功能的服务措施,使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
四、档案信息化建设的重点工作
(一)档案管理人员的素质建设
档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的广泛应用,必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。
1、提高档案管理人员的业务素质。业务素质问题关系到档案工作数字化建设成败关键。具体而言,档案工作人员应该做到
①能熟练运用信息工具。作为档案管理人员,要注重自我完善,掌握计算机理论知识和运用技能,使自己能熟练使用各种现代信息工具,特别是网络传输工具,为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。
②能捕捉档案信息。档案工作者必须具备较强的信息捕捉能力,不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者,而且要充分利用网络的便利和优势,熟悉网上的档案信息资源,引导利用者获得更多的档案信息。
③能鉴定有效的档案信息。作为档案管理人员,要把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者,这是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。
④能加工、提炼档案信息。信息社会,档案利用者更需要“精要”信息,提供“原件”已远远无法满足他们的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。
2、提高档案管理人员的思想素质
①坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作。因此,档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策,严守机密,树立政治意识和政治信念。
②热情的工作态度。档案工作具有服务性强的特点,要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观。在服务态度上,力争做到主动热情、耐心周到。力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。
③严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作,也是一项复杂、细致、烦琐的工作,这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风,要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。
④较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作,这就要求我们要在工作实践中培养强烈的事业心,高度的责任感和使命感,耐得住寂寞,愿为档案事业奉献精力与时间,不为一时的困难所吓倒,为档案工作现代化建设勤奋学习,钻研业务。
(二)档案信息标准规范化建设
档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。实行档案馆室规范化管理可以增强档案工作者和领导干部档案法律意识;也极大地提高了档案工作的`科技含量。
档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步,通过著录将文件的内容和形式特征记录下来,形成数据条目,再将数据条目录入计算机,组成档案信息数据库。著录必须统一规范,否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称,而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时,造成同一检索点的条目前后不一致的现象,影响档案机读目录数据的检索和利用效率。 目前,我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准,这是我国档案信息化工作规范化的重要文件,我们的著录标引工作应以此为标准。
信息化建设论文篇4:
浅析企业档案信息化建设
【摘要】档案信息电子化是大势所趋,势在必行。档案工作必须增强全局观念,进一步树立服务意识,落实创新服务手段,不断拓展服务领域,积累经验完善措施,提升档案事业发展质量和水平,为社会和谐经济建设保驾护航。
【关键词】企业档案;档案管理;信息化建设
目前,随着我国企业信息化建设进程快速发展,档案信息建设也成为档案界普遍关注的问题。应当说,信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇,加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。因此,如何抓住信息产业发展的机遇,充分发挥档案信息来源的优势,是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。
1、目前档案信息电子化建设存在的问题
(1)档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。档案部门使用的计算机规格型号不一,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。
(2)目前还没有一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差。
(3)标准化、规范化档案工作有待提高。由于历史原因,档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个档案馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,制约了档案信息电子化建设。
(4)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应客观形势发展的要求。
(5)档案信息管理人员的素质有待提高。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更紧缺,大部分档案人员现代技术水平偏低。
2、档案信息电子化的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形式,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的机读形式档案。广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中,把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息,必须有一个“去粗取精,去伪存真”的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。
3、增强档案信息电子化创新服务手段
(1)建立档案业务工作网页,开展网上利用服务。例如:建立档案业务内部局域网,充分利用机关、企事业单位的网站制作网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。
(2)建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆(室),是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享,发挥档案信息电子化的最大社会作用。
(3)电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。简化了工作程序,节约了人力、物力和资金。
(4)开展在线服务。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务。
(5)开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入,到档案馆(室)查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。为适应新形势发展要求,积极开展现行文件阅览服务工作,对于进一步转变工作职能,提高工作效率,密切党和政府与人民群众的联系,维护广大人民群众的根本利益,是行之有效的好措施。
4、拓展档案信息电子化服务领域
(1)信息电子化服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务,已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人,又要有针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中,人们对各类信息的需求日益迫切。
(2)兴办服务实体,发展档案产业。从信息资源开发的角度看,档案人员不再单纯是档案的保管员,还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案馆(室)也不再是单纯的收藏机构,还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。对于档案信息的开放和开发,档案工作者应当树立服务意识和产业意识,面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面:开发科技信息,帮助企业引进开发先进技术产品;开发经济信息,为企业结构调整服务;开发市场信息,为企业提供营销机会;开发法律信息,为企业维护合法权益服务;开发房地产信息,为城市改造和建设服务等,都应大力探索,搞好创新服务。
(3)加强横向联合,实现信息资源共享。随着信息技术的发展,面对浩瀚繁杂的文献情报,任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面,建立一个完整的社会信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势。
(4)注重“反馈”,深层次开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。例如,产品经过用户使用之后,能否适应需要、哪些需要改进等,这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键,也是对产品质量作出的评价。通过对产品质量的反馈材料进行分析研究,在此基础上,企业进行自我调节,评判自身,检查企业产品发展方向。
5、结束语
企业档案信息化建设的布局和架构是可以定制的, 相对而言较容易实现, 但其承载的信息多少、价值大小、流转畅顺与否, 特别是档案信息的提供和利用方便、快捷与否关系重大, 决定了整个企业信息化的实效。所以, 在加快推进企业档案信息化建设中, 既要重视信息系统的建设, 更要重视档案基础的管理工作。
【参考文献】
[1]杨公子。档案信息化导论。中国档案出版社,2001,9
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