档案管理对企业标准化工作的意义和作用论文

档案管理对企业标准化工作的意义和作用论文

　　引言

　　企业档案管理是指对企业在生产经营和管理活动中形成的对社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料和历史记录进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。企业标准化是以获得企业的最佳生产经营秩序和经济效益为目标，以搞好生产、管理、技术和营销等各项工作为主要内容，制定、贯彻实施和管理维护标准的一种有组织的活动。中国加入WTO以来，标准化战略在企业发展中所起的技术杠杆作用早已深入常识。档案管理作为企业生产、技术科研和经营等活动的真实记录和基础性工作，所提供的大量以事实为基础的原始数据和对这些原始数据的统计，则为企业标准化工作的正常开展提供了珍贵优质的土壤。可以说，档案管理是企业标准化活动正常开展的一项基础性工作。档案管理对企业开展标准化工作的意义具体表现哪些方面呢?笔者认为可从以下几个方面进行阐述:

　　1档案管理能为企业标准制订提供充分的文献资料和必要的原始记录

　　企业科学合理地制定企业标准离不开档案管理工作的支持。企业在制定企业标准时，需要先查询现有国家行业标准是否已对企业产品某项技术指标作出强制性规定，如果违反这些强制性标准的规定，就是违反了《标准化法》的规定;当国家行业内对该产品某些指标并无限制性规定时，这些指标的确定就要通过对产品以往生产检验记录和客户反馈数据的统计分析来确定。由此可见，企业能否制定出科学合理的企业标准，在很大程度上取决于企业档案管理工作所提供的信息资源是否充分全面。例如:某公司在制定《消防高温混流风机》企业标准时，就应先查询国家对风机的“耐高温性能”有无强制性规定;由于公司重视档案管理工作，对本行业必须收集的国家标准和行业标准都整理在档，为企业标准的制定提供了丰富的标准信息资料。又如:某企业生产高铬铂抗磨合金铸件，其产品牌号是公司自己设计开发出来的，因此其化学成份、机械性能指标均不同于国家现有标准规定。应客户招标要求，也为适应新形势下企业规范化的要求，该企业制定了自己的企业标准《高铬铂抗磨合金铸件》。为正确确定铸件标准中的化学成份和机械性能指标，公司将历年存档的工艺配方、热处理、化学元素成分化验、机械性能检测等原始记录找出，用科学统计分析方法确定能给企业带来最佳的经济效益的标准指标。如果该公司平时不注重档案管理工作，不注重历史记录的收集，就不能为该公司企业标准的制订提供必要的原始记录，就无法制定出科学合理的企业标准，当然也就不能实现标准化活动最佳秩序和经济效益的目的。

　　2档案管理能为企业标准化活动的有效性和合法性提供证据

　　企业标准化的许多工作都需要大量保存良好的生产检验和经营等活动的历史记录作为其有效性和合法性的证据。这表现在以下方面:

　　一是当上级部门对企业标准的贯彻实施情况进行监督和检查时，企业需要提供真实的生产检验记录，证明产品已按《标准化法》和企业标准的要求进行了检验并签发合格证才出厂销售。显然，这些记录的保存和提供是以企业具有良好的档案管理为基础的。国家质量监督检验检疫总局发布《泵产品生产许可证实施细则》中就对企业的文件记录等档案管理有多项规定，如:企业应将其产品所需的各类国家行业标准收集完整，按标准要求生产检验并保管好相关的历史记录;相关岗位人员应具备的知识、技能和培训要求均应形成文件存档备查;生产检验等过程所涉及的工艺技术文件和图纸应按企业制订的文件档案管理制度发放和管理等等。生产许可证审查组来到企业现场实地检查打分时，除了现场核查生产场地和设备设施是否符合要求，其余基本要根据企业所保存的生产检验的历史记录来判断企业是否符合领证要求。有些记录的保存是否完好，甚至关系到企业是否能通过考核验收，如:《泵产品生产许可证企业实地核查办法》中6. 3条是核查组现场检查判定的否决项，也即:这条要求如果不符合规定，其余项目即使符合要求也不能通过。这一条规定的主要内容就是:企业应提供近几年的出厂检验记录，以证实企业一直按企业标准的要求进行了出厂检验。如果企业未能在这些方面做好档案管理工作，不但不利于标准化工作的开展，还将给企业造成难以挽回的损失。

　　二是在发生质量纠纷时，生产检验等历史记录可以从一定程度上保障企业的利益。上世纪八十年代，中国某企业从日本进口一台价格昂贵、技术先进的大型生产设备。设备运行一年左右便出现了故障。企业的有关人员便向日本企业反应情况并要求他们作出相应的修理或赔偿。日本方派专业人员前来处理，专业人员查看状况后进行了分析，认为设备出现故障的原因在于中国企业未按设备标准的要求进行日常保养，要求中国企业提供近一年来设备生产、保养、维护和大修的记录。中国企业的设备维护人员虽然也按规定做了这方面的工作，但由于企业根本没有档案管理的意识，提供不出完整的记录，也就不能为自己的工作提供证据。面对日本企业提供的保存完好的档案记录包括了该台设备从采购零部件进厂检验、生产加工过程的半成品检验到整台设备检验合格后出厂的所有记录，中国企业只能哑巴吃黄连有苦说不出。近几年来，很多企业在标准化意识提高的同时，档案意识也有所提高。企业逐渐认识到当出现质量纠纷时，产品标准就是仲裁依据，执行标准的记录可以为企业提供较有力的证据。

　　3档案管理能为企业标准化活动的持续改进提供可靠的原始数据

　　企业标准化的最终目的是追求企业最佳秩序和最大利益。要达到这一目的，企业应形成发现问题、分析原因、针对原因解决问题从而不断持续改进的良性循环机制。这种良性循环机制中最关键的前两步“发现问题”和“分析原因”要得以正常开展，就需要企业有良好的档案管理工作。如:某公司为了确保出厂的成品质量能符合标准要求，会对一些关键的生产加工过程进行监控。对于可能影响最终成品质量的各类半成品的技术指标都要检验并记录，公司质管员将通过监控这些记录数据是否有偏差来发现产品的生产过程是否有问题。当这些检验记录出现偏差时，就有可能影响最终成品的质量，相关人员必须针对发现的问题查找原因并采取纠正措施。在查找原因时，也需要大量的生产检验历史记录作为基础，同时还可利用历史数据所具有的追根溯源的能力，找出真正存在的问题，有的放矢进行解决，从而达到持续改进的目的。

　　企业应将标准的档案信息整理在档。失败标准的档案信息可作为企业在历年管理评审中寻找持续改进的突破点;成功标准的档案信息则可作为企业下一次制定标准时的决策参考，以避免重复性浪费。如:某公司在制定《电线电缆料》企业标准时，对脆化温度、热稳定时间、老化时间技术指标等物理性能指标定在什么水平一直拿不定主意。因为公司历次存档的检验报告显示这些性能指标的检测数据远远高于相应国家标准的规定。如果指标仅按国家标准要求制定，显示不出企业产品的技术竞争力;如果指标定得过高，有时反而会给企业造成不必要的资源浪费，不利于企业追求最佳秩序和最大利益。管理层综合考虑了成本和市场等方面的因素，最终决定将企业标准的指标值定得低于历次检验数据的加权平均值，但又稍高于国家标准的规定。企业利用档案管理的优势，制定了高于国家标准水平的企业标准，既能更好地保障产品质量，又体现了企业产品的特色和竞争力。

　　4档案管理已渗透至企业标准化工作的方方面面

　　档案管理不仅为标准化工作提供了必不可少的信息和数据，并且已渗透至标准化工作的方方面面，或者说，档案管理就是标准化工作的一部分。这体现在以下几方面:一是在一个有着较健全企业标准体系的企业，企业制定的技术标准、管理标准、工作标准总数达几百个甚至上千个，对这些标准文件进行的编号、分类、登记、发放等管理工作本就是档案管理所涉及的范围。二是一些国际通用的质量管理体系标准、环境管理体系标准对档案管理有较高的要求。质量管理体系标准工509001中对公司内部文件和记录的管理就有较为严格的管理，如:标准中对文件和记录的编号、发放、识别、保存、检索、有效期、作废或有效标识等要求都有明确规定;标准中规定企业在质量管理过程中应保存的记录就达22处。环境管理体系列标准工5014001要求企业在环保方面应保存的记录达16处。这些标准在中国实施已很多年，刚实施这些标准时，大多数企业对于标准中有关文件和记录的管理要求总觉得匪夷所思，难以坚持。其实，对于有着良好档案管理基础的企业，这根本不是问题。对于一直不重视档案管理工作的企业，经过一段时间的坚持，便感受到档案管理对于企业标准化和其它方面的管理都是大有裨益的。可见，要在企业实施这些国际上较为先进的管理标准，就需要企业有良好的档案管理工作。三是在某些行业，档案资料管理已以行业标准的形式在全国范围内予以规定和统一，体现了国家对档案管理工作的重视。如:在船舶行业，对档案收集及其业务指导要求、档案管理部门职责、实物档案管理、案卷格式和一般要求、设备仪器、经营、生产、技术等一系工作均制定了船舶行业标准。截至目前，我国各行各业制定的有关档案管理方面的行业标准近200个。

　　国内一位知名的档案管理培训专家曾说，不想成长的企业勿需档案管理。笔者则说，不想开展标准化工作的企业勿需档案管理。企业应认识到档案管理在标准化工作中所起的作用，认真地做好档案管理工作，为企业的标准化工作打好坚实的基础。

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