浅谈图书管理系统的作用与构建方式论文
摘要：图书馆不断的蓬勃发展与规模的显着扩大, 使得图书馆对其管理系统的要求进一步提高, 既包括对管理系统本身的自动化水平, 也有对管理人员的管理能力等方面。新技术应用于管理系统对图书馆的快速发展起着至关重要的推动作用。
关键词：图书馆; 管理系统; 构建; 作用; 浅析;
1 图书馆管理系统的需求
1.1 管理系统功能的需求
第一, 图书馆管理系统应包括以下几个功能:将阅览的读者信息进行录入、修改的功能, 以及记录每一位读者所借书的种类、具体名称和借阅的时间期限等借阅信息;
第二, 图书馆管理系统应该能够对所有的图书信息进行录入与修改, 以及每一书籍所属的类型和对应的条形码信息等;
第三, 图书馆管理系统能够对所借书籍与归还书籍的借、还日期、所借者、书籍的类别条形码等信息做及时且详尽的记录。
1.2 管理系统性能的需求
第一, 书籍流通的方式多样。对于图书馆里书籍的借与归还都能够采用通过书籍条形码借还、漂流书架形式以及常见的借还书籍的方式等等, 多种借还书籍的方式为广大读者提供了阅览书籍的便利途径, 在方便图书馆书籍管理的同时也促进了读者对读书的热情。
第二, 书籍检索速度快。图书馆管理系统以其快速检索的优势能够帮助读者在短时间里从上百万的藏书里检索到所需书籍, 这将在很大程度上有利于读者节省找书时间, 他们能够在更短时间内解决问题或困惑, 并探究问题的本质。
第三, 系统功能设置要灵活。图书馆管理系统在管理上做到全部管理与分部管理的恰当结合与适应, 管理系统要有着灵活的功能设置, 整个管理系统由多个不同的子系统构成, 以具有不同功能的`系统来适应不同人员的使用。
第四, 安全可靠的数据管理。图书馆管理系统需要对包含书籍以及读者相关信息的数据库进行安全的维护, 避免外界病毒的破坏与入侵。而且对于工作人员内部管理用户的权限及设置, 使得工作人员只能对自己管理范围内的数据库进行设置与维护, 防止图书馆管理系统内部的破坏。
2 图书馆管理系统的结构
2.1 门禁系统
在图书馆的门口或是出口处安装门禁 (监控) 设备, 只有读者在出口处经过管理人员办理借书、还书手续后, 才可以将书籍带离图书馆, 或者离开还书处。门禁系统的设置可以监控书籍日常流通情况, 这样有助于书籍的安全, 防止由于监管不力造成书籍丢失。
2.2 卡禁系统
在图书馆的入口安装刷卡装置, 教师与学生可以使用校园一卡通在刷卡装置上“刷”一下才能进入图书馆。这样不仅可以确保图书馆的安全稳定和有效管理, 与此同时, 通过刷卡也能对进入图书馆的教师与学生做一个详细的记录, 有助于学校统计不同学院进入图书馆的人数。
2.3 磁条管理
图书馆里图书被永久使用后有可能发生消磁现象, 因而, 图书馆管理系统的工作人员需要对所有图书批量管理书籍的磁条, 并且管理人员还要对日常情况新书进入图书馆后进行相关的充磁以及消磁, 或者对部分使用时间较久的书籍进行部分充磁与消磁。
2.4 自助借还的机器
自主借还机器即为机器代替人工进行图书馆里借书与还书的操作。通过该自助机读者可以方便地对书籍完成借书与还书过程, 一方面缩短了等候人工操作的时间, 节约了排队时间;另一方面有助于学生方便地借阅、使用以及归还书籍。
3 图书馆管理系统的管理
图书馆管理系统优化的管理能够将学校的实际发展与图书馆的管理服务环境相结合, 更好地为图书馆管理系统的规范应用提供前提与保障。
第一, 图书馆管理系统开发新软件、新系统, 从而可以容纳更加大容量的数据信息, 在运行过程中能够更加稳定、持久, 软件与系统的开发还可以促进不同图书馆之间资源与信息的共享与传递。
第二, 图书馆管理系统以更为开放的网络接口可以适应新环境下新型先进技术和新装置设备 (例如门禁系统、卡进系统等) 的使用条件、必备要求, 以便于对图书馆进出人员的高效管理。
第三, 图书馆管理系统开发的软件在统计数据信息方面快捷有效, 对于复杂的读者信息、书籍使用情况等等的信息录入都能够保证在短短十秒内的时间里迅速完成, 高效率的录入与读取过程能够促进图书馆的快速发展。
第四, 图书馆管理系统使用最新的数据库系统编目, 从而为书籍的采购提供便利, 尤其是当书籍的采购总量较大时, 较高的数据库编目效率对于图书馆的管理工作显得尤为重要。
第五, 设置更为灵活的图书馆管理报表时能够对报表的顺序、整体结构、项目等方面按照读者的具体实际需求进行自由的设计, 以便更好地适应用户的使用习惯, 增强图书馆书籍管理的高效性。
第六, 图书馆管理系统对于馆内的书籍、资料、文献、期刊等页面全真打印, 能够有效满足用户在实际应用过程中不同的打印要求。
4 图书管理系统的维护
图书馆管理系统在确保其能够稳定顺畅地运行时, 需要投入大量的人力资源进行维护, 因而, 对于图书馆管理系统的管理工作人员要重视对其管理能力的培养, 馆内定时组织管理人员之间进行相互交流与分享管理经验的活动, 促进管理人员管理工作水平的提升。
除此之外, 图书馆在购买管理系统时要明确购买的不仅仅是管理系统的本身, 更为关键的是大量管理工作经验的学习, 还有科学先进的图书馆的管理方式与管理方法, 因此, 我们在引入图书馆管理方式方法后, 当实施或应用先进的图书馆管理模式的时候, 需要去规范图书馆管理的工作思路与操作流程。
最后, 在引入图书馆管理系统时, 要邀请销售厂家对所有的图书馆员工做详细全面的讲解, 对管理系统的操作进行系统的演示, 并及时对员工的疑惑以及提出的问题做出解答, 使员工能够尽最大限度地掌握管理系统的功能操作。当对于图书馆的管理系统进行测评与审核时, 要邀请销售厂家通过对管理系统进行实际的操作过程, 测试系统能否达到预定要求。
5 图书管理系统的作用
第一, 能够实现对图书馆的自动化、网络化管理, 为学生借阅、归还书籍提供了极大的便利, 而且用户可以在客户端进行对软件的自行升级, 并了解升级版本的新增功能, 由此可以及时了解到书籍的相应信息。
第二, 管理系统的设置有助于管理图书馆数据信息、书籍的安全, 教师与学生依据专用卡入馆、出馆, 以更好地管理书籍安全、读者借阅信息的录入情况, 严格的管理有助于图书馆管理系统安全地运行。
第三, 图书馆管理系统的实施使用能够使读者快速进行数据信息的检索, 以查阅自己所需要的书籍, 快速的数据检索, 一方面为读者节约检索查阅书籍的时间, 方便知识的学习;另一方面, 检索的便利能够吸引学生与教师在学习或教学过程中遇到难题、疑惑时及时进行查阅书籍, 进一步探索问题的本质。
第四, 图书馆里对于管理系统的应用能够通过录入读者信息、书籍借阅时间、借阅书目等掌握入馆人员的具体情况, 以便能够及时统计各学院的学生与教师入馆人数, 从而方便图书馆的管理工作。
第五, 依据规则规范化进行管理, 管理系统的运行离不开管理人员的科学管理与维护, 图书馆设立相应的规则, 据此管理人员严格执行规则, 对借阅人员的违规情况进行规范的管理, 从而促进图书馆的快速且平稳地发展。
6 结论
图书馆日益蓬勃发展, 对于图书馆管理系统的功能需求、管理水平、自动化程度等都有了更加深层次的要求, 书籍流通的方式多样、书籍检索速度快、系统功能设置要灵活、安全可靠的数据库管理等都是用户对管理系统的性能需求。门禁、卡禁系统、自助借还书籍的机器、磁条管理、书籍使用规则的合理化等系统的设置均为图书馆管理系统的应有结构。图书馆管理系统以更加开放的网络接口、开发的新系统、新软件等来适应新设备等多方面措施, 进而优化管理更好地为图书馆管理系统的规范应用提供前提与保障。在确保图书馆管理系统能够稳定顺畅地运行时也需要图书馆投入大量的人力资源进行对系统的管理与维护。
参考文献
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