公文函格式

公文函格式

　　函是指不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时所使用的公文。下面是小编收集整理的公文函格式，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

　　格式1：

　　请示函的特点、类型如下：

　　(一)期复性

　　在公文体系中，请示是为数不多的双向对应文体之一，与它相对应的文体是批复。下级有一份请示报上去，上级就会有一份批复发下来。不管上级是不是同意下级的请示事项，都必须给请示单位一个回复。因此可以说，写请示最直接的目的就是得到批复。而且，下级机关都是在遇到比较重要的情况和问题需要解决时，才会及时向上级机关请示，急切地期待回复是请示者的必然心态。我们把这一特点称为期复性。

　　(二)单一性

　　跟其它上行文相比，请示更要强调遵循一事一报的原则。在一份请示中，只能就一项工作或一种情况、一个问题作出请示，不得在一份公文中就若干事项请求指示和批准。如果确有若干事项都需要同时向同一上级机关请示，可以同时写出若干份请示，它们各自都是一份独立的文件，有不同的发文字号和标题。而上级机关则会分别对不同的请示作出不同的批复。

　　(三)针对性

　　请示的行文，有很强的针对性。必须针对本机关没有对策、没有把握或没有能力解决的重要事件和问题，才能运用请示。不得动辙就向上级请示，那样看起来像是尊重上级，实际上却是把矛盾交给上级，而自己躲避责任的表现。

　　(四)时效性

　　请示所涉及的情况和问题，都有一定的迫切性，应该及时写作、及时发出，如有延误，就有可能耽误解决的时机。相应地，上级机关在处理下级的请示时，也会注意到时效性问题，对请示作出及时的批复。

　　请示函有两种在内容、性质、行文目的方面不尽相同的类型，一种是请求指示的请示，一种是请求批准的请示。

　　请示函的写法：

　　(一)标题

　　请示的标题可以由发文机关、事由、文种构成，如《省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》。也可以由事由和文种构成，如《关于成立老干部办公室的请示》。

　　(二)主送机关

　　请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关。请示在确定主送机关时，要注意以下三点：

　　1.主送机关只能有一个

　　请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式。，受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。请示如果多头行文，很可能得不到任何机关的批复。

　　2.只能主送上级机关，不能送领导者个人

　　3.不得越级

　　(三)正文

　　请示的正文由开头、主体、结语三部分构成。

　　1.开头

　　开头主要表述请示的缘由，是上级机关批复的主要依据。一般而言，这部分要写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分、恰当、具体。

　　内容简略、篇段合一的请示，开头也可以是表达行文目的和意义的一两句话，不独立成段。

　　2.主体

　　主体是表明请示事项的部分，也是请示最核心、最重要的部分。请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。请求批准的请示，要把要求批准的事项分条列款一一写明。如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需要把编制、数量、途径等表达清楚、准确，以便上级及时批准。

　　3.结语

　　请示的结语比较简单，在主体之后，另起一段，按程式化语言写明期复请求即可。期复请求用语常见的有当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，以上请示如无不妥，请批转有关部门执行等等。

　　格式2：

　　标题

　　由礼仪活动名称和文种名组成，还可包括个性化的活动主题标语。

　　称谓

　　邀请函的称谓使用“统称”，并在统称前加敬语。如，“尊敬的xxx先生/女士”或“尊敬的xxx总经理（局长）”。

　　正文

　　邀请函的正文是指商务礼仪活动主办方正式告知被邀请方举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求，写明礼仪活动的日程安排、时间、地点，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。

　　正文结尾一般要写常用的邀请惯用语。如“敬请光临”、“欢迎光临”。

　　例文中，正文分为三个自然段。其中第二段写明了“20xx年终客户答谢会”举办的缘由、时间、地点、活动安排”。（看原文）

　　第一段开头语——“过往的一年，我们用心搭建平台，您是我们关注和支持的财富主角。”和第三段结束语——“让我们同叙友谊，共话未来，迎接来年更多的财富，更多的快乐！”，既反映了主办方对合作历史的回顾，即与“网商”精诚合作，真诚为客户服务的经营宗旨，又表达了对未来的美好展望，阿里巴巴愿与网商共同迎接财富，共享快乐。

　　这两句话独立成段，简要精炼，语义连贯，首尾照应，符合礼仪文书的行文要求，可谓是事务与礼仪的完美结合。

　　落款

　　落款要写明礼仪活动主办单位的全称和成文日期。

　　格式3：

　　《国家行政机关公文处理办法》规定，公文由“文头”、“主体”、“文尾”三部分构成，各部分由有关项目投资构成：

　　文头部分：

　　公文文头又叫公文版头，它位于奏章首页的上方，约占首页的三分之一，其下方有一条红线，为文头部分与下面的主体部分的分隔线。其组成包括发文机关标识、发文字号、签发人、份数序号、秘密等级和保密期限、紧急脆弱性等六个部分：

　　其一，发文机关标识：位于公文书眉首的上部，居中排列，有两种形式：第一种，由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“中华人民共和国国务院文件”或“国务院文件“。若是套红印刷的称为红头文件，印刷若是黑色印刷的称为林猬文件。

　　第二种，两个以上单位联合行文，要将联合各方的单位名称分行排列，主办单位列首位。

　　其二，发文字号：简称“发文号”或“文号”，位于发文机关标识正下方，由“机关代字”、“年号”加“顺序号”三个要素组成。发文年份用罗马字母，用六角括号括起来，如“国发20xx1号”，其中的“国”是国务院的代字，“20xx”是发文年份，“1号”是顺序号。意思是：由国务院制发的首个文件。发文位数要写完整，“20xx”不要写成“02”。发文顺序号也要用书写记号书写，不编虚位(即“1”不编为“001”)，不加“第”字。

　　其三，签发人：只限于上行文，签发人的书写位置于发文机关标识右侧的右侧，将发文字号左移，使两者在分隔线上左右对称。

　　其四，份数序号：指一份文件在总印数中一封的顺序号，用7位阿拉伯数字标示于眉首左上角标识第一行处，顶格书写。其写法是“0000001”。按有关规定，只有绝密、机密级公文才标明份数序号，以免丢失。

　　其五，秘密等级和保密期限：凡是有保密要求的公文，必须在眉首右上角第一行顶格标明保密等级。

　　密级分为绝密、机密和秘密三种，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

　　其六，紧急程度：这是对公文处理时限的要求，分“特急”、“急件”和“限时送达”。其位置在内部人员的下方。

　　主体部分：

　　企业法人部分由公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、特殊情况说明、附注、附件等组成。

　　其一，公文标题：公文标题在浅蓝色分隔线之下，位置居中。标题应准确简要地概括总结公文的主要内容，一般由“发文机关”、“事由”、“文种”三要素构成。发文机关名称要用全称或规范化简称;文头已有发文各级名称的，标题可省去发文职能部门;除批转法规性文件外，副标题一般不加书名号和其它标题标点符号。

　　其二，主送机关：指承办或处理行文的受文单位，顶格写在标题左下方、正文之上，后加冒号。一般情况下，上所行文主送单位只有一个，不要“多头主送”;下行文可写多级受文单位;那些发布在报纸等媒体上的周知性公文，如公告、通告，可以不写主送单位。

　　其三，正文：正文是信函的核心部分，是用来表达公文的具体内容的。正文位于主送机关名称下一行，每自然段左空两格，回行顶格，数字、年份不能回行。正文这部分内容较多的情况，一般要写开头、主体、结尾三个部分;内容较少，则采用篇段合一这种方式。原公文格式中末页上端左侧顶格的“(此页无正文)”标注已撤销，现在的格式务必使印章与正文同处一面，以防止不法分子造假行骗。

　　其四，附件及附件说明：

　　附件是指那些用来说明、佐证正件的图表、统计数字、情况说明以及其他字词材料。附件说明，是指用于说明附件材料的名称及件数的专用格式。

　　“附件”两字写下在正文结束以后，另起一行的下侧，开头空两格，加冒号，然后依次标注所附文档的名称备注及序号。

　　附件名称后不加标点符号。

　　其五，发文机关印章或签订：刊文机关是公文的作者，通常标注在“落款”处。发文机关应写全称或规范化简称;联合行文，第三届机关应当排列在前;在文头或标题中标明了发文机关的，落款可省去，盖上印章即可。

　　印章是发文机关对文件生效负责的凭证。印章与正文必须同处一面，用印的位置在成文时间上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。几个机关联合细读时，印章不能重叠。

　　叫做以领导者个人幌子制发的公文的签名称之为签署。签署的位置在成文日期之上偏左，在本人职务名称后空一格联署。

　　其六，成文时间：成文时间是公文形成或正式生效的时间。除公文中所明确注明停止使用生效日期的，一般是由机关领导人审批签发公文的;联合行文以最后一机关的领导人签发日期为准。成文时间大多在文尾标注，用汉字小写，“零”写成“0”。会议通过的文件，以通过日期为准，用小括号标注在标题的正下方。

　　其七，附注：附注也称注释，指的是对公文中某些内容或有关信息内容事项的说明，如对阅读范围和阅读对象的限定：“此文件发至县团级”，并用小括号标注，写在成文时间下一行，居左空2字。

　　我国现行社会阶层发文范围有三个层次：“发至省军级”、“发至县团级”、“发至基层”。上行文不限定阅读范围。

　　文尾部分：

　　文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数三个部分。其一，主题词：它是公文主要包括内容的标准化概括，由标明公文主要内容及文种名称的名词或名词性词组组成，一份文件一般不超过7个。

　　主题词是提高公文检索速度的检索符号。为适应引用公文主题词的需要，国务院主题词表规定了15类共1000个主题词，覆盖面积使用主题词不得超过主题词表的范围。

　　主题词标注在公文末页下部、抄送范围上方，居左顶格标识后加冒号，词与词彼此之间不加标点符号，空一格以示区别。

　　其二，抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关。过去，对上级机关用“抄报”，对平级机关用“抄送”，对下级机关用“抄发”，现在统称为“抄送”。

　　公文的抄送，既要防止漏抄漏送，又要杜绝滥抄滥送去。

　　“抄送”标识在主题词下一行，左空一字书写;同一差异性的抄送机关之间用顿号隔开，不同级层的抄送机关之间用逗号或分号隔开，抄送机关的最后要标注句号。

　　其三，印发机关和印发时间、份数：印发机关指承办印发公文的单位，一般为发文公用机关的办公相关部门，写在抄送机关底格线上方左侧，左空1字。下发公文书时间指公文付印的日期，写在印发机关名称的右侧，用罗马字母标识，如“20xx年10月28日印发”。通常，公文的成文日期在先，印发日期在后。

　　格式4：

　　一、函的概念

　　函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用时能的公文。

　　函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关相交处交叉处行文，而且可以各级在不相的隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者通信处下级机关译文。在合乎的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也恳求可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关质问具体事项，还可以用于上级机关答复的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级纪检机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

　　二、函的特点

　　(一)沟通性。彼此函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文特点所不具备的特色。

　　(二)灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文对仗或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

　　(三)单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，两份函只宜写一件事项。

　　三、函的分类。

　　函可以从不同角度分类：

　　(一)按性质分，可以分为公函和便函两种。公函区县用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于经正式公文，没有公文格式其要求，甚至可以不要曲名，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、隐脉时间并加盖公章即可。

　　(二)按发文目的分。函可以合为发函和复函两种。发函放出即积极主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方下文所发出的函。

　　(三)另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

　　四、函的结构、内容和写法

　　由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要包括介绍规范性公函的结构、内容和写法。

　　公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

　　(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

　　1、标题。复信的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

　　2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

　　(二)正文。其结构一般由开首、主体、结尾、结语等部分组成。

　　1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求论述目的交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关风险问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

　　2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单纯，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复其他事项的针对性和明确性。

　　(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一单个问题，或请其他人及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

　　(四)结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的公告，选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

　　(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

　　五、撰写函件应注意的结构性问题

　　函的写作，首先要注意行文精致明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气友爱有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

　　其次，函也有时效性的关键问题，特别是复函更应该急遽、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

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