严格档案管理制度

时间：2023-10-22 09:11:44 制度我要投稿

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严格档案管理制度通用

　　在当今社会生活中，很多情况下我们都会接触到制度，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。什么样的制度才是有效的呢？以下是小编为大家收集的严格档案管理制度通用，仅供参考，欢迎大家阅读。

严格档案管理制度通用

严格档案管理制度通用1

　　为标准学校的档案治理和有效地使用档案，特制定本档案治理制度：

　　1、办公室在学年之后装订好文件、通知档案；年度考核之后的资料存档；其它资料的存档。

　　2、教育处每期工作规划和总结存档；“六仔细”检查资料的归档；普九资料的归档；教研活动资料的归档；其它有关资料的归档；

　　3、德育处每期的纪律卫生检查资料归档；班级评比、评优选好的资料归档；德育活动归档；班主任工作笔记、规划的归档；其它相关资料的归档。

　　4、后勤处相关资料按时分类存档。

　　5、团总支每期的'活动资料归档；组织学生社会实践活动的资料归档；组织建立归档；其它相关资料的归档。

　　6、每部门的档案应做到条理清楚、分类明确、装订标准。

　　7、各类通知、文件应先送到办公室，然后分发到各部门。

　　8、部门的各种资料聘准时归类装订存档。

严格档案管理制度通用2

　　第一章总则

　　第一条为标准企业境外档案治理，维护国家利益和企业合法杈益，满意境外资产监管需要，依据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，制定本方法。

　　其次条本方法适用于中华人民共和国境内企业作为投资主体或母公司在境外设立的全资企业、控股企业、工程部、办事机构等(以下统称境外单位)的档案工作。

　　第三条本方法所称的境外档案是指境外单位在研发、生产、经营、治理或工程合作等活动中形成的，具有保存价值的各种形式的文件材料。

　　第四条境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的根底上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发大事的原则，以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一治理，确保境外档案完整、精确、有效、系统和安全。

　　第五条投资主体或母公司在设立境外单位时应当在公司章程或协议中明确档案归属、流向、使用、移交等事项，确保中方权益。

　　其次章治理职责与人员

　　第六条各级档案行政治理部门依据职责负责境外档案工作的监视、指导;外交部和我驻外使领馆根据工作职责，结合实际状况，为境外档案的应急治理供应必要帮助;国家商务主管部门、进展改革部门、国有资产监视治理部门应当将境外档案工作纳入境外投资、资产、合作工程治理内容;海关为境外档案出入境供应通关便利，境外档案出入境制度由国家档案局会同海关总署共同制定并实施。

　　第七条投资主体或母公司负责本企业境外单位档案工作监视、指导。

　　第八条境外档案工作应当有明确的分管领导、归口治理部门、专职档案人员。

　　第九条境外档案工作主要内容：

　　(一)编制档案工作进展规划和年度工作规划;

　　(二)制定文件材料归档和档案治理制度;

　　(三)指导文件材料形成、积存、整理和归档工作;

　　(四)负责档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息化等工作;

　　(五)组织档案宣传、培训、讨论和业务沟通工作;

　　(六)负责境外档案移交工作。

　　第十条境外档案治理人员应当具备相应的档案专业学问和技能，定期承受档案业务培训;一般选用中方员工。

　　第十一条境外单位工作人员有爱护境外档案的责任和义务。岗位变动时，应当准时办理文件材料移交手续，并清退借阅未还的档案。

　　第三章文件材料的形成与归档

　　第十二条境外单位文件材料形成、积存、整理和移交工作应当纳入业务工作流程，纳入业务工作或工程规划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。

　　第十三条境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区及中华人民共和国法律法规，结合境外业务实际制定，并报投资主体或母公司审批。资本构造或主营业务发生较大变化的，应当准时修订完善。

　　第十四条境外文件材料应当根据归档范围准时收集整理，按规定期限向档案部门移交进展集中治理。任何个人不得将应归档的`文件材料据为己有或拒绝归档。

　　第十五条归档文件材料应当符合如下要求：

　　(一)归档文件材料形成符合有关技术标准，完整、精确、系统，使用耐久、牢靠的记录载体和记录方式

　　(二)归档文件材料为原件;因故无原件的，将具有凭证作用的复制件归档并作出说明。

　　(三)电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案治理有关要求。

　　(四)非纸质文件与其文字说明一并归档;外文文件材料若有中文译文的，应当一并归档;没有中文译文的，译出标题和名目后归档。

　　(五)归档文件材料一般一式一份;重要的、利用频繁的和有特地需要的可适当增加份数。

　　第十六条治理、建立工程、设备仪器、科研开发、产品及业务、会计、人事等各类文件材料，参照国内同类文件材料的归档时间并结合境外业务实际定期归挡。

　　归档文件名目在归档完成后1个月内报投资主体或母公司备案。

　　第十七条境外单位业务信息系统应当具备电子文件归档治理功能，符合电子档案治理要求。

严格档案管理制度通用3

　　一、档案保密制度

　　1、严守党和国家有关保密工作规定，杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。

　　2、各类档案材料必需指定政治上牢靠，工作责任心强的专（兼）职人员进展集中治理。

　　3、严禁私自将档案资料带出档案室，需保密的档案资料的借阅，必需履行审批手续。

　　4、经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料，应指定专人进展销毁，不得当废纸处理。

　　5、档案工作人员要严守工作岗位，坚持下班、外出时仔细清理、存放好档案和关窗、落锁制度。

　　6、档案人员一旦发觉档案材料有丧失状况时，要准时向有关领导和部门报告，实行措施进展查找，并追查责任。

　　二、立卷归档制度

　　1、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进展收集、整理、立卷、归档，并按有关规定向档案室移交，任何部门和个人不得占为己有或擅自处理。

　　2、学校档案室的归档时间：文书、会计档案材料每年五月份进展立卷归档；教学、学籍档案材料每学年完毕后立卷归档。科技档案、基建、科研档案和设备、仪器档案材料均在工作完毕后和设备、仪器安装试用后立卷归档。

　　3、学校档案分为永久、30年、10年三个保管期限。

　　4、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和处分结果。

　　5、卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，恳求在后。各类案卷均要填写卷内名目。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料要字迹清晰，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、园珠笔和复写纸书写，并撤除卷内金属物。

　　6、案卷装订要整齐美观。标题一般应有、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明准确。封面填写要字迹工整清洁。

　　7、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、便利利用的原则对案卷进展必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年月和保管期限编号。

　　8、归档文件名目分保管期限装订并编制名目。

　　三、档案保管制度

　　1、档案库房需保持相宜温湿度，适时通风降温。

　　2、档案库房须安装防盗门，防盗窗和双保险锁，库房照明必需使用白炽灯。

　　3、严禁在库房吸烟，严禁存放易燃易爆物品用其他物品。对库内照明线路要定期检查，发觉问题，准时抢修，防止短路引起火灾。

　　4、做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

　　5、要坚持定期对档案资料进展检查、清理、核对工作，如发觉问题，马上向领导报告，对破损或褪变档案应准时进展抢救处理。

　　6、档案库房要常常清扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。

　　7、档案室治理人员进出档案室应顺手关门，非档案治理人员未经许可不得随便入内。

　　四、档案查阅制度

　　1、积极开展档案的利用工作，改善效劳态度，提高效劳质量，满意各方面的查档需求，充分发挥档案在社会主义两个文明建立中的'作用。

　　2、档案人员要熟识家底，了解需求，把握规律，做到主动、准时、精确供应利用。

　　3、本单位工作人员查阅其所属业务档案，需经办理登记手续后，方可查阅并有责任准时将查阅档案利用效果反应给档案室。

　　4、凡外单位查档者必需持有该单位的介绍信，注明查档内容和用途，履行登记手续，经有关领导同意的方可查阅。

　　5、档案一般不许外借，确因工作需要经有关领导同意，办理借阅手续，方可借出。但必需按期归还。如超过规定时间还需借用，应办理续借手续。

　　6、凡查、借阅者对所查借阅的档案材料，应确保安全、完整，不得撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧，以保证档案的完好无损。

　　7、利用者必需遵守保密规章，所查、借阅的档案材料，未经有关领导同意，不准复制、拍照和对外公布。凡摘抄的有关档案材料，用后一律交档案室保存。

　　8、借阅归还档案时，档案治理人员必需当面清点。

　　9、如遇借阅人员将档案丧失，应准时报告档案室，写出书面材料，利于实行补救措施。

　　五、学校档案的鉴定、销毁和移交制度

　　1、学校档案室应按上级教育行政部门和档案治理部门关于档案鉴定的规定，仔细做好档案的鉴定工作。

　　2、失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报学校领导和上一级档案治理部门审批前方可销毁。

　　3、销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，方可执行销毁。

　　4、档案专（兼）职人员因工作变动，需办移交手续时，应将全部档案材料清点后，交予新的负责档案工作的专（兼）职人员。

　　5、交接档案材料必需严格履行手续，有关人员签字，并注明交接时间，案卷数目等，以备查考。

严格档案管理制度通用4

　　教学档案是教学实践和教学讨论过程中形成的重要文献材料。加强教学档案治理，收集整理并逐年积存教学资料和教学档案，为学院工作准时精确供应所需要的资料、数据，是教学工作的重要组成局部。为加强教学档案，特制定本制度。

　　一、治理体制

　　（一）教学档案分为院、系、室三级治理，教务处为一级治理，系为二级治理，教研室与试验室为三级治理。

　　（二）各部门要有一名领导分管档案工作，教务处配备一名专职档案人员担当档案治理工作。各系档案治理由教务干事兼管，教研室与试验室档案治理由主任或副主任兼管。专兼职档案治理人员统一治理本部门、本系统的教学文件，并由教务处统一向学院档案室移交档案。

　　二、档案工作范围

　　（一）档案工作包括有关教学的各类档案及相关资料的接收、整理、分类、鉴定、统计、装订、保管。

　　（二）各部门负责的归档范围如下：

　　教务处归档范围

　　1、上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件，规划、规定及各种规章制度、方法等。

　　2、教师业务档案；学生档案。

　　3、综合性教学文件材料：本部门产生及制定的各种教学制度、规定、方法、条例、教师与试验技术人员根本状况及工作量和教学工作的.各种统计表等。

　　4、教学、教材等方面的材料：专业教学规划、课程教学大纲、课程授课规划、各类课程表，教师任课安排等，有关专业设置、规划、建立、评估、教改方案，总结。各系各专业教材(含自编教材)使用名目，教材征订申请表、教材帐、卡、清单，教材建立材料，课程的试题库、试卷库等。

　　5、学籍治理方面的材料：有关学生名册、成绩、学籍及有关变更材料等。

　　6、教学过程监控材料：教学运行文件、教学信息反应材料及分析、总结材料，教学检查资料，教学座谈会记录，教学纪律，教学调度方面的材料等。

　　7、教育讨论方面的材料：有关教学质量、教学改革的研讨、规划、总结、调查表、教学论文等材料。教育科研课题和教学改革工程立项、验收等有关材料，优秀教学成果奖评定的有关材料等。

　　8、实践教学方面的材料：试验教学大纲、规划、课表，试验指导书；实习(包括根底训练、熟悉实习、生产实习、专业训练、毕业实习)规划、大纲、实习指导书、实习讲义，校外实习协议书；课程设计、毕业设计的题目、规划；试验室及实习基地建立规划、论证、合同、评估、设立及各实践教学环节的总结和各类统计表等。

　　9、教学设备治理及维护方面的材料：设备购置规划、批复、合同、论证材料、设备帐目、清单、卡片，报废规划、帐目，大型周密仪器及大中小型计算机档案，设备维护规划、帐目，有关设备治理等方面的总结和统计报表等。

　　10、教学、教学设备经费方面的材料：经费预算、决算、规划执行过程中产生的各种统计报表、总结表。

　　系归档范围

　　1、上级与本系、部有关的各种文件、规划、规定、方法等。

　　2、本系(部)产生的各种文件、规划、规定、方法、总结与统计报表、人员考核等。

　　3、各类教学文件

　　专业教学规划、课程教学大纲、学期授课规划、试验指导书、课程设计大纲、课程设计任务书、课程设计指导书、试验实习大纲、实习指导书、毕业设计大纲、毕业设计任务书、毕业设计指导书；课程设计、毕业设计的原始资料。

　　教学检查制度和执行记录、教学听课制度和执行记录、对毕业的跟踪调查记录、系领导听课记录。学风建立规划与实施记录、试验实训建立规划。设备治理制度、设备使用台帐、校外实训基地协议。

　　人才市场需求调查和分析(调查原始表格、分析报告)、专业建立指导委员会成立的文件、聘书、成员职称复印件，及其会议记录。

　　其它有关教学讨论和教学改革方面的资料。

　　教研室归档范围

　　1、上级与本教研室有关的各种文件、规划、规定、方法等。

　　2、教研室产生的各类教学材料：教学规划、方案、大纲；教学改革方案；教学与试验授课规划、试题库、试卷库；有关实践教学(包括实习、课程设计、毕业设计)规划、大纲、讲义、学生毕业设计(论文)；自编教材；教研活动记录；有关教学的各种规划、阅历总结、考核、质量分析、教学状况的检查、状况调查及统计表等。

　　试验室归档范围

　　1、上级与本试验室有关的各种文件、规划、规定、方法等。

　　2、试验室产生的各类教学材料：试验教学规划、课表、教学或试验大纲、教材或试验指导书、试验卡片、试验报告；设备运行记录、修理记录；试验室建立规划、试验日志；有关试验教学的各种考核、质量分析、总结、统计报表等。

　　（三）归档时间：按学年度归档在次年6月底前归档，按度归档的档案在每年寒假以前归档。

　　三、档案治理

　　（一）档案的分类、编号、装订、保管期限按国家教育部《高等学校档案工作标准》执行，分为永久、长期(15年以上至30年)、短期(15年以下)三种。

　　（二）档案的查阅、摘录、复制等要按制度执行，应办理借阅手续。

　　（三）专兼职档案人员要仔细执行有关档案治理规定，仔细履行好自己的职责。

　　（四）要尽快实现教学档案的计算机标准化治理。

严格档案管理制度通用5

　　一、分管领导职责

　　1、分管领导负责机关档案工作的全面领导，确保学校档案工作的宏观建立，努力提高档案工作科学治理水平，确立档案为学校和部门效劳思想。

　　2、把档案工作列入学校议事日程，纳入目标治理，定期讨论、检查、催促，确保完成档案工作任务。

　　3、依据档案事业进展规划和工作要求，支持、解决档案治理工作中所需的人力、财力、物力。

　　4、关怀档案室和档案工作人员的'工作、学习，表扬和嘉奖作出奉献的档案人员，以促进、提高档案人员的政治、业务素养和工作积极性。

　　二、档案治理人员职责

　　1、宣传贯彻《档案法》及党和国家有关档案工作的方针、政策和规定，喜爱档案工作，努力学习档案专业学问，不断提高业务水平。

　　2、建立健全档案工作制度，规划草拟本学校档案工作规划和治理制度，并仔细贯彻执行。

　　3、按规定做好文书档案的工作和平常的归档工作。

　　4、集中统一治理本学校全部档案，做好各类档案及有关资料收集、整理、鉴定、统计工作。

　　5、熟识本学校室藏档案，积极开展档案的利用工作，热忱接待查档人员，按规定办理借阅手续，留意把握利用效果的收集，编制必要的检索工具和参考资料。

　　6、仔细做好库房治理，维护档案的完整、安全。

　　7、开展档案行政执法检查，对违反《档案法》的行为予以制止，并准时向领导汇报，提出处理意见。

　　8、完成领导和上级档案部门交办的有关档案业务工作。

　　三、兼职档案人员职责

　　1、严格遵守相关档案法律法规，帮助专职档案员在学校开展档案法律法规学习宣传活动，增加全体教师归档意识。

　　2、仔细参与学校年度文件材料归档等档案业务活动，留意收集本部门工作所产生的档案材料，依照分类随时归入有关卷夹盒内。

　　3、每学期末根据要求对本部门所收集的档案进展整理、装订，并向档案室移交。

严格档案管理制度通用6

　　1、财务档案包括：原始凭证、记账凭证、手工账薄、财务报表、纳税申报表及税务相关资料、各种票据领购使用登记薄、财务人员移交清单及交接登记薄、财务软件计算机拷贝磁盘或光盘、各种经济合同、工程本钱资料、资产评估报告、借款合同及抵押登记合同、验资报告、审计报告、已作废的各种票据、已使用完的各种票据存根、各项内部审计报告等。

　　2、每月的原始凭证、记账凭证应在每月账务完成纳税申报后，由会计人员协同会计主管人员整理、装订，并登记编号入库治理。对于财务报表、纳税申报资料、手工账薄、各种登记薄、移交清单等在年终账务完后整理装订入库;对于计算机拷贝磁盘或光盘在拷贝后即刻纳入档案治理;对于其他财务资料应当入库保管的，但依据工作需要临时保管在不同会计人员手中，但对于非常重要的资料也应先办理入库手续，然后由相关财务人员根据正常借阅手续借出，以明确责任，保证财务资料的安全。

　　3、建立“财务档案登记薄”，每项财务档案归档前，由主管人员确定档案的分类，根据不同的档案类别分别编号登记治理，由档案治理人员和会计主管人员在登记薄上签字(盖章)。

　　4、建立“财务档案调阅、借阅登记薄”，财务部门内部需要查阅档案的，需由档案治理人员伴随查阅;需要复印财务资料的，必需由财务负责人批准，由档案治理人员负责复印;财务部门以外的人员原则上不能直接查阅财务档案资料，如有特别需要，确需查阅、复印财务资料的，必需经财务负责人批准，并且在“财务档案调阅、借阅登记薄”上登记

　　5、财务资料只能保存在公司范围内，不能带出公司。除了财务部门内部工作需要以外，不能借阅给其他人员。如有司法机关工作人员因执法需要调阅或借阅公司财务资料的.，根据国家法律规定，必需出具正式的“帮助执行通知书”或“判决书”等法律文件以及工作证件，并由财务负责人批准后，根据以上手续办理借阅、调阅。

　　6、财务档案的保管根据《档案法》及《会计根底工作标准》的规定执行。假如超过规定的保管时间需要销毁的，应上报财务中心并建立“财务档案销毁清册”，在保管人员、主办会计及财务负责人共同监视下销毁，“销毁清册”作为财务档案保管;其中未清债权债务虽超过期限也不得销毁。

　　7、财务档案治理人员及其他财务人员不得擅自公布财务资料;不得擅自销毁、涂改、伪造财务档案;不得擅自供应、抄写、复制财务档案;不得损毁、分散、丧失财务档案;如发生以上状况，应对当事人进展严厉处理，对公司造成损失的，应担当经济赔偿责任;情章严峻，违反国家法律的，依法移送检查机关追究法律责任。

　　8、行政部门应为财务档案的治理供应必需的条件。

　　9、财务负责人应定期或不定期检查财务档案治理状况;集团财务中心定期对分支机构的财务档案治理状况进展检查;内部审计财务档案治理状况作为审计重点，确保财务档案的科学治理。